Praktische  Unterweisung für den Ausbildungsberuf Industriekaufmann /-kauffrau  

Excel  - Die „sverweis“ Funktion  

Inhaltsverzeichnis  :  

1.  Thema  

1.1.  Begründung der Themenwahl  

1.2.  Einordnung des Themas in den Ausbildungsrahmenplan  

2.  Beschreibung des Auszubildenden und des Lernorts  

3.  Lernziele  

3.1.  Richtlernziel  

3.2.  Groblernziel  

3.3.  Feinlernziele  

3.4.  Operationalisierung des Feinlernziels  

3.5.  Lernzielbereiche  

3.5.1.  Kognitives Lernziel  

3.5.2.  Affektives Lernziel  

4.  Arbeitsmittel  

5.  Motivation  

6.  Methode - Die 4-Stufenmethode mit integriertem Lehrgespräch  

6.1.  Stufe 1: Vorbereitung  

6.2.  Stufe 2: Vormachen und erklären mit integriertem Lehrgespräch  

6.3.  Stufe 3: Nachmachen und erklären  

6.4.  Stufe 4: Selbstständig arbeiten lassen  

7.  Hinweis auf den Ausbildungsnachweis und auf künftige Schulungen  

8.  Anlagen  

8.1.  Handout „sverweis“  

8.2.  „Sverweis“ Schlungsblätter für die Excel Schulungsmappe  

8.3.  Ausdruck der Übungsaufgaben  

8.4.  Entsprechende Seite des Ausbildungsrahmenplans  

Max  Mustermann  

April  2010 Seite 2 von  7

Praktische Unterweisung für den Ausbildungsberuf Industriekaufmann /-kauffrau

Die sverweis - Funktion in Excel

1.1. Begründung der Themenwahl

Das im Office Paket von Microsoft enthaltende Tabellenkalkulationsprogramm Excel gehört zur modernen kaufmännischen Standardsoftware und ist aus dem Alltag des Industriekaufmanns nicht mehr wegzudenken. Die unterschiedlichsten täglichen Aufgaben werden mit diesem Programm erledigt. Der Funktionsumfang ist immens und das Benutzen und damit verbundene Ausschöpfen der Möglichkeiten benötigt Schulung und Einweisung.

Die Funktion „sverweis“ ist eine vergleichsweise unbekannte Funktion, die jedoch vielseitig einsetzbar ist und die Funktion „wenn“ ergänzt. Mit „sverweis“ kann eine Matrix anhand eines Suchkriteriums durchsucht werden und ein entsprechender Wert ausgegeben werden. Mit ihr können komplexe Abfragen in großen Datenmengen realisiert werden. Ein Industriekaufmann muss diese Funktion für den täglichen Umgang mit Excel beherrschen.

1.2. Einordnung des Themas in den Ausbildungsrahmenplan

Der Ausbildungsrahmenplan für die Berufsausbildung zum Industriekaufmann nennt in der sachlichen Gliederung in Punkt 3.2 „Informations- und Kommunikationssysteme (§ 4. Abs. 1 Nr. 3.2) als die zu vermittelnden Fertigkeiten und Kenntnisse unter Punkt d) „Betriebssystem, Standardsoftware und betriebsspezifische Software anwenden“. Das gewählte Thema vermittelt Kenntnisse und Fertigkeiten zur Standardsoftware Excel. Die zeitliche Gliederung sieht eine Vermittlung der Kenntnisse über den gesamten Ausbildungszeitraum vor.

2. Beschreibung des Auszubildenden und des Lernorts

Der Auszubildende Simon Schneider ist 20 Jahre alt und hat die Ausbildung zum Industriekaufmann im August des letzten Jahres begonnen. Er befindet sich also im letzten Viertel des ersten Ausbildungsjahres. Herr Schneider hat das Gymnasium mit dem Abitur verlassen und konnte aufgrund einer Befreiung vom Wehrdienst ohne Unterbrechung die Ausbildung antreten. Simon Schneider ist ein sportlicher, wissbegieriger junger Mann. Er findet schnell Zugang zu den Kollegen. Erwähnenswert ist, dass er bereits in den ersten Wochen seiner Ausbildung der Badminton Betriebssportgruppe beigetreten ist und so auch privaten Kontakt zu seinen Kollegen und Ausbildern hat. In den ersten Wochen des ersten Ausbildungsjahres nahm Herr Schneider, zusammen mit den beiden anderen Auszubildenden (Kauffrau für Bürokommunikation und Fachinformatiker) an einer Grundlagenschulung für Excel und Word teil. Weitere, differenziertere Kenntnisse zu diesen Programmen erlernen die Auszubildenden im Verlauf der Ausbildung. Jeder Auszubildende führt eine Schulungsmappe, die nach und nach mit den gelernten Funktionen vervollständigt wird. Herr Schneider hatte sich bereits eine Woche vor dem Wechsel in die Verkaufsabteilung seinem dortigen Ausbilder vorgestellt.

Max Mustermann April 2010 Seite 3 von 7

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Excel - Die „sverweis“ Funktion

Lernort ist der PC am Arbeitsplatz des Auszubildenden in der Verkaufsabteilung. Herr Schneider konnte sich in den letzen 4 Tagen seit Beginn seines Einsatzes in dieser Abteilung bereits mit seinem Arbeitsplatz, den Kollegen, der Abteilung und seinem PC vertraut machen. Auf dem PC am Platz des Auszubildenden befinden sich auch die benötigte Präsentation und Übungsaufgaben. So wird auch sicher gestellt, dass jeder Auszubildende, der die Abteilung durchläuft immer wieder auf diese Dateien zugreifen kann. (Hinweis: Name, Situation und Lernort sind frei erfunden) Die Dauer der Unterweisung im Betrieb wurde vom Ausbilder auf ca. 20 Minuten angesetzt (ohne anschließende Übungen). Als Zeitraum wurde die Zeit nach der Frühstückspause, ca. 9:30 Uhr gewählt, da zu dieser Zeit die Konzentrations- und Aufnahmefähigkeit am höchsten ist.

3. Lernziele

3.1. Richtlernziel

Der Auszubildende soll Informations- und Kommunikationssysteme bedienen und nutzen können.

3.2. Groblernziel

Der Auszubildende soll den Umgang und Gebrauch von Funktionen der Office Software Excel erlernen, um Daten und Informationen zu erfassen, zu ordnen, zu verwalten und auszuwerten (vgl. Ausbildungsrahmenplan Nr. 3.1 b)) und dazu die Funktion „sverweis“ nutzen.

3.3. Feinlernziele

Der Auszubildende soll die Funktion „sverweis“ richtig anwenden können und affektiv erkennen können, wann diese Funktion für Aufgaben genutzt werden kann und wann nicht. Er soll mit komplexeren Aufgabenstellungen aufgeschlossen umgehen können.

Er soll die mit der Funktion zusammenhängenden Begriffe („Matrix“, „Spalte“, „Suchbereich“) kennen und verwenden lernen.

Er soll die Attribute kennen und einsetzen können. Er soll die optionalen Attribute „WAHR“ und „FALSCH“ der Aufgabenstellung entsprechend wählen können.

3.4. Operationalisierung des Feinlernziels

Der Auszubildende soll nach ca. 20 Minuten die Funktion erklären und anhand von Übungsaufgaben richtig anwenden können. Nach der Unterweisung soll er die Funktion selbstständig in unbekannten, abgewandelten Aufgabenstellungen richtig verwenden können.

Max Mustermann

April 2010 Seite 4 von 7

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3.5. Lernzielbereiche 3.5.1. Kognitiver Bereich

Der Auszubildende kennt nach der Unterweisung die Funktion „sverweis“ mit ihren Attributen und deren Anwendung und kann die Funktion erklären - er kennt den Merksatz. Er kann mit den Begriffen „Matrix“ und „Spalte“ im Zusammenhang mit der Funktion umgehen und diese erklären.

Der Auszubildende kann die optionalen Attribute „WAHR“ und „FALSCH“ erklären und richtig einsetzen. 3.5.2. Affektiver Bereich

Der Auszubildende soll offen auf schwierige Problemstellungen zugehen und „Ängste“ gegenüber komplexen Funktionen bzw. gegen Software im Allgemeinen abbauen.

4. Arbeitsmittel - PC des Auszubildenden - Handout „sverweis „ - Übungsdateien

- Schulungsblätter für die Schulungsmappe - (optional: ein Videoprojektor für diese Unterweisung)

5. Motivation

Durch praxisbezogene Beispiele und Übungsaufgaben, sowie dem Bezug auf den alltäglichen Gebrauch der Funktion im Arbeitsumfeld des Auszubildenden, soll der Lernende motiviert werden. Der Auszubildende soll den Nutzen des zu Erlernenden für seine Zukunft erkennen und dadurch Interesse am Erlernen dieser Lektion bekommen. Ebenso durch steigenden Schwierigkeitsgrad der Übungsaufgaben sollen immer wieder neue Erfolgserlebnisse den Spaß am Lernen erhalten und so intrinsisch motivieren - das Behalten des Gelernten und der Übergang ins affektive Gebrauchen der Funktion wird dadurch in hohem Maße gefördert.

6. Methode

Um das Feinlernziel zu erreichen eignet sich besonders die 4-Stufen-Methode in Verbindung mit Elementen der Lehrgesprächsmethode. Im Rahmen des Lehrgesprächs kann die Erklärung der Funktion „sverweis“ fragend entwickelt werden und anschließend praktisch durch Vormachen, Nachmachen und Üben angewandt werden.

Max Mustermann

April 2010 Seite 5 von 7