Abändern von Rechnungen (Unterweisung Einzelhandelskaufmann / -kauffrau)

1. Prüfende IHK: vertreten durch Studiengang Handel II

3. Ausbildungsberuf:

Zielgruppe: Realschulabgänger und/oder Abgänger mit einer anderen abgeschlossenen Berufsausbildung, jedoch Abgänger mit Hauptschulabschluss nur nach erfolgreichem Besuch einer mindestens 2-jährigen Berufsausbildung oder Ausbildung zum Fachverkäufer/in

4. Ausbildungseinheit: Der/ Die Auszubildende soll im Rahmen der praktischen Ausbildung im 5. Ausbildungshalbjahr die Abteilung Buchhaltung in der Aldi Zentrale in Murr während einer 6-wöchigen Zeit durchlaufen und deren Inhalte kennenlernen.

5. Thema der Unterweisungseinheit: Rechnung mit Lieferschein vergleichen, eventuelle Mengenabweichungen feststellen und die Rechnung dann dementsprechend abändern und korrigieren nach § 6, Abs. 1, Nr.6, d) des Ausbildungsrahmenplans vom 14. Januar 1987.

6. Ausgangssituation: Der/ Die Auszubildende ist 18 Jahre alt und hat die

Realschulabschluss abgeschlossen. Er/ Sie befindet sich in der Mitte des 3. Ausbildungsjahres. Der/ Die Auszubildende erreichte bisher gute Leistungen in der Berufsschule und zeigt großes Interesse an den im Betrieb anfallenden Arbeiten und den ihm/ ihr übertragenen Aufgaben.

Momentan befindet sich der/ die Auszubildende im Rahmen seiner/ ihrer Ausbildung in der Buchhaltungsabteilung der Verwaltung in der Aldi Zentrale in Murr.

Im 1. und 2. Ausbildungsjahr war der/ die Auszubildende in der Filiale tätig und hatte so die Möglichkeit das gesamte Warensortiment kennen zu lernen.

Anfang des 3. Ausbildungsjahrs durchlief der/ die Auszubildende die Abteilungen des Lagers Wareneingang, Warenbereitstellung und Warenausgang der Aldi Zentrale sowie die Abteilungen der Verwaltung der Aldi Zentrale Einkauf und Rechenbüro.

7. Lernziele:

- Richtziel: Der/ Die Auszubildende soll die Grundzüge der Rechnungsabänderung beherrschen.

- Groblernziel: Der/ Die Auszubildende soll Rechnungen mit Lieferscheinen vergleichen und Mengenabweichungen erkennen können.

- Feinlernziel: Der/ Die Auszubildende kann nach Abschluss dieser Unterweisungseinheit:

7.1 Rechnungen mit Lieferscheinen vergleichen und eventuelle Mengenabweichungen erkennen. Den Gesamtablauf des Vergleichens verstehen und erläutern können.

7.2 Maßnahmen ergreifen, wenn es zu einer Mengenabweichung zwischen Lieferschein und Rechnung kommt und zwar in Form von einer Rechnungsabänderung, d.h. neuen Preis der Ware berechnen bzw. MwSt neu berechnen. 7.3 Neu berechnete Preise und MwSt von Hand auf Lieferantenrechnung sorgfältig und leserlich abändern.

7.4 Zur Kontrolle Warenwert der Artikel auf Wareneingangschein des Rechenbüros mit neu berechnetem Preis der Ware vergleichen. 7.5 Die Aufgabe selbständig und entsprechend verantwortungsbewusst in der Praxis anwenden.

8. Unterweisungsort:

Buchhaltungsabteilung am Schreibtisch statt. Der/ Die Auszubildende sitzt neben dem Ausbilder. Um Störungen zu vermeiden wird das Telefon des Ausbilders auf einen anderen Apparat in der Buchhaltungsabteilung umgeleitet.

- Art: Der/ Die Auszubildende soll über die Vier-Stufen-Methode sein/ ihr Lernziel erreichen. Er/ Sie soll durch Nachahmen des Ausbilders mögliche praktische Verfahrensweisen erkennen und anwenden können. Später soll er/ sie selbständig das Gesehene anwenden und verstehen.

Außerdem soll in kurzer Zeit eine Erfolgskontrolle erfolgen bzw. sind Fertigkeiten und Kenntnisse unter aktiver Mitarbeit des/ der Auszubildenden am Arbeitsplatz zu vermitteln. Deshalb ist die Vier- Stufen

Methode aus meiner Sicht die geeignetste Methode für das Unterweisungsthema.

10. Ablauf der

Methode:

motivierend einführen

- Arbeitsplatz: Auf dem Schreibtisch liegen die Arbeitsmittel, die Rechnungen, die Lieferscheine, die Wareneingangscheine des Rechenbüros, ein Stift, ein Taschenrechner, ein Block und die Checkliste für die Rechnungsabänderung. Diese sind vor Beginn der Ausbildungseinheit zu richten, um die Unterweisung nicht unnötig zu unterbrechen. Außerdem soll der Arbeitsplatz einem lernförderlichem Umfeld entsprechen (Klima, Beleuchtung, Bequemlichkeit,..).

- Ausbilder: Der Ausbilder muss mit dem Ausbildungsthema vertraut sein. Er muss sich gut auf die Unterrichtseinheit vorbereitet haben und den Lernstoff in didaktische sinnvolle Abschnitte gegliedert haben. Es ist darauf zu achten, dass der/die Auszubildende weder unter- noch überfordert wird. Sollte dies nicht der Fall sein, so geht u.U. die Konzentration und Motivation des Auszubildenden verloren.

- Auszubildender: Durch die Schaffung einer angenehmen, persönlichen Atmosphäre- Azubi freundlich begrüßen, fragen wie es ihm in der Abteilung gefällt etc. - werden dem Auszubildenden Angst und Hemmungen genommen. Er wird vom Ausbilder aus seine Aufgabe vorbereitet. Die zu erlernende Arbeitsaufgabe wird exakt und verständlich benannt bzw. das Lernziel eindeutig formuliert. Des Weiteren wird der Kenntnisstand des Azubis erfragt und anerkennend gelobt. Der Ausbilder weckt das Interesse am Lernstoff, wenn er an bereits bekannte Themen anknüpft; in diesem Fall an die Wareneingangscheine, die bereits bekannt sind durch die Arbeit im Rechenbüro. Außerdem soll er den Sinn der Arbeit erläutern. Er erklärt, falls nötig, die bereitgestellten Arbeitsmittel.

2. Stufe: Vormachen Der Ausbilder führt dem Auszubildenden die Arbeit schrittweise und langsam anhand der Checkliste (siehe Anlage: Checkliste Rechnungsabänderung für Azubi) vor und erklärt dabei, warum die Arbeit genau so und nicht anders gemacht wird. Er soll sich dabei permanent fragen:

Was soll in diesem Lernabschnitt getan werden? Wie soll es getan werden?

Warum soll es gerade so getan werden? Der Ausbilder muss in dieser Stufe vor allem darauf achten, dass der Azubi günstig platziert ist, um den Ausbilder bei der Ausführung seiner Arbeit beobachten zu können. Falls möglich kann der/die Auszubildende in dieser Phase schon in den Lernprozess mit einbezogen werden. Jeder Arbeitschritt ist systematisch vorzumachen und der nächste Schritt sollte erst durchgeführt werden, wenn der vorherige Schritt verstanden wurde. Es ist darauf zu achten, dass der Azubi weder unter- noch überfordert wird.

Schritt 1:

• Lieferschein, Rechnung, anhand von Lieferscheinnummer, Betriebsnummer und Namen des Lieferanten dem entsprechenden Wareneingangschein zuordnen.

Schritt 2:

• Mengenabweichung zwischen Rechnung und Wareneingangsschein erkennen. Mit Hilfe des Lieferscheins und dem sich darauf befindlichen Wareneinganstempel Fehlmenge bzw. Bruch des entsprechenden Artikels/ der entsprechenden Artikel erkennen.

Schritt 3:

• Falls mehrere Artikel geliefert wurden auf der Rechnung den entsprechenden Artikel, der Bruch oder eine Fehlmenge aufweist, durch ein Kreuz kenntlich machen, damit der Lieferant sofort erkennt, bei welchem Artikel es sich um eine Fehlmenge bzw. Bruch handelt.

Schritt 4:

• Neuen Preis des Artikels mit Fehlmenge/Bruch berechen:

Einkaufspreis*Inhalt*Kartonanzahl derFehlmenge= Betrag der Fehlmenge (Inhalt, EKP auf Wareneingangschein zu finden) Alter Preis der Ware um den Betrag der Fehlmenge verringern= neue Nettowarenwert.

Schritt 5:

• Neu berechneter Nettowarenwert zur Kontrolle mit Warenwert auf Wareneingangschein vergleichen. Schritt 6:

• Auf Rechnung alte Mwst und Rechnungsbetrag durchstreichen.

Schritt 7:

• Unter den Nettowarenwert die Fehlmenge mit der Anzahl der Kartons schreiben, z.B. : Nettowarenwert: 12.533,76

./. Fehlmenge 64 Ktn.:

Den neu berechneten Preis (hier: 11.796,48) darunter schreiben.

Schritt 8:

• MwSt neu berechen:

Neu berechneter Preis*7% bzw. 16%= neue Mwst. Schritt 9:

• Neue MwSt unter den neuen Nettowarenwert schreiben, z.B. :

./. Fehlmenge 64 Ktn.: 737,28 11.796,48

+7% MwSt: Schritt 10:

• Den Nettowarenwert um die MwSt erhöhen, z.B.: ./. Fehlmenge 64 Ktn.: 737,28 11.796,48

+7% MwSt: und Endbetrag zweimal unterstreichen. Schritt 11:

• Abgeänderte Rechnung und Lieferschein für Lieferant kopieren.

3. Stufe: Nachmachen, korrigieren Zuerst sollte dem/der Auszubildenden ein oder mehrere Versuche (je nach Schwierigkeitsgrad der Aufgabe) zur Ausführung der Arbeit gewährt werden. Der/Die Auszubildende soll nun die Aufgabe selbständig ausführen und begründen können. Die Aktivitäten des Azubis sind nicht zu bremsen sondern zu beobachten. Es werden nur grobe Fehler verbessert! Fragen des Azubis sind zur Unterstützung des Verständnisses immer willkommen. Der Ausbilder muss in diesem Abschnitt Fehler erkennen und korrigieren, darf aber auch nicht vergessen zu loben! Der Azubi darf erst dann selbständig arbeiten, wenn er gewisse Sicherheit in der Bewältigung der Aufgabe hat.

4. Stufe: Üben Der Azubi darf in dieser Phase üben. Ganz wichtig in dieser Phase ist wiederum die lobende Anerkennung richtig gelöster Aufgaben. Ist der Ausbilder mit dem Azubi die Beurteilung (siehe Anlage: Kurzbeurteilung des Ausbilders) durchgegangen und hat der Ausbilder erkannt, dass der Azubi den Stoff beherrscht, so kann die Unterweisung beendet werden. Andernfalls sollte er noch bestehende Unsicherheiten mit dem Azubi besprechen bzw. entsprechende Punkte, wenn notwendig sachlich kritisieren um die Unsicherheiten und Fehler zu beseitigen. Des Weiteren erhält der Azubi den Auftrag, das Unterweisungsthema im Berichtsheft zu behandeln. Es sollte ein positiver Abschluss geschaffen werden um den Azubi zur Weiterarbeit zu motivieren. Dies kann z.B. in Form von Lob für die Mitarbeit und das gezeigte Interesse an der Tätigkeit geschehen.