INHALTSVERZEICHNIS

KAPITEL  S EITE  

1.  SACHANALYSE  3

A.  EINORDNUNG DES THEMAS IN DEN GESAMTSTOFFPLAN DER AUSBO  3

B.  VORAUSGEHENDES UNTERWEISUNGSTHEMA  3

C.  INHALTLICHE BESCHREIBUNG UND ANALYSE DES THEMAS  3

D.  NOTWENDIGE VORKENNTNISSE („SOLL“)  4

E.  MÖGLICHE SCHWIERIGKEITEN/PROBLEME  4

2.  ADRESSATENANALYSE  5

A.  STAND DER VORKENNTNISSE DER AUSZUBILDENDEN („IST“)  5

B.  ANGABEN ZU DEN AUSZUBILDENDEN  5

C.  EINSTELLUNG ZUR AUSBILDUNG, ZUM THEMA, ZU ERWARTENDE MOTIVATION  6

3.  METHODISCHE ANALYSE  6

A.  ÜBERLEGUNGEN ZUR UNTERWEISUNGSMETHODE ENTSPRECHEN DER SACH- UND  

ADRESSATENANALYSE   6

B.  EINSATZ DER MEDIEN  7

C.  RICHTLERNZIEL, GROBLERNZIEL, FEINLERNZIELE  7

4.  DARSTELLUNG DES UNTERWEISUNGSABLAUFS (RASTER)  8

5.  ZUSAMMENHANGSHERSTELLUNG  11

A.  SICHERUNGSPHASE  11

B.  AUSBLICK AUF DAS NÄCHSTFOLGENDE THEMA  11

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1. Sachanalyse

a. Einordnung des Themas in den Gesamtstoffplan der AusbO

Der Auszubildende erwirbt im Rahmen der Ausbildung „Kauffrau/-mann für Bürokommunikation“ Wissen über die Abwicklung von Bestellvorgängen, der Postbearbeitung, Terminplanung und -überwachung, die Handhabung der Registratur, die Anfertigung von Zahlungsaufträgen, einfache Buchhaltungsarbeiten, bereichsbezogenes Personalwesen, die Anfertigung von Briefen mittels PC und die Erstellung und Auswertung von Statistiken. Es werden vor allem Assistenz- und Sekretariatsaufgaben erlernt, die die Kommunikation und Kooperation mit dem Vorgesetzten fördern und ihn unterstützen sollen. Wie die Aus-bildungsverordnung auch vorschreibt, soll das „selbstständige Planen, Durchführen und Kontrollieren“ (§ 4 Abs. 2 AusbO) erlernt werden. Das Erlernen der Vorbereitung von Sitzung und Tagungen (§ 3 Abs. 7 Pkt. 2 AusbO) ist unerlässlich in der Ausbildung, da es heutzutage einen wesentlichen Bestandteil des Büroalltags darstellt.

b. Vorausgehendes Unterweisungsthema

Dem Vorbereiten von Sitzungen und Tagungen nach sachlichen und zeitlichen Vorgaben ist das Kennenlernen von internen/externen Kommunikationsmöglichkeiten (z.b. durch Telefon/-konferenz, Videokonferenz, Telefax, E-Mail und Internet) vorausgegangen. Ebenso wurden die Techniken, die für eine effektive Zusammenarbeit mit dem Vorgesetzten, wodurch ein geregelter, zuverlässiger Büroablauf gewährleistet werden soll, durchgenommen. Dazu gehörte das Aufzeichnen von Telefonnotizen, das Verwalten der Wiedervorlage, das Führen des Terminkalenders und auch das Vorsortieren und Weiterleiten der Post an den Vorgesetzten.

c. Inhaltliche Beschreibung und Analyse des Themas

Das Vorbereiten von Sitzungen und Besprechungen nach zeitlichen und sachlichen Vorgaben erfordert ein großes Maß an Koordinationsvermögen, da viele Dinge oft gleichzeitig erledigt werden müssen, vor allem, wenn technische Hilfsmittel vorbereitet werden müssen (z. B. eine Videokonferenzschaltung). In zeitlicher Hinsicht muss Folgendes beachtet werden:

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Zusätzlich muss überlegt werden, was in sachlicher Hinsicht beachtet werden muss. Zu den sachlichen Aufgaben gehört z. B.

Angesichts der vielfältigen, oft zeitraubenden Aufgaben, ist es unerlässlich, den Auszubildenden die Notwendigkeit einer effektiven Koordination vor Augen zu führen, damit sie später solche Aufgaben zur Zufriedenheit aller erledigen können.

d. Notwendige Vorkenntnisse („Soll“)

Die Auszubildenden sollten die gängigen Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationsprogramme sowie die Erstellung von PowerPoint-Präsentationen möglichst sicher beherrschen. Außerdem sollten sie in der Lage sein, Einladung per MS-Outlook/E-Mail zu verschicken. Die Bedienung von andern technischen Geräten (Kopierer, Fax, Overhead-Projektor...) sollte auch bereits zu ihrem täglichen Berufsalltag gehören. Die vorangegangenen Themen (siehe 1b) sollten verstanden worden sein und wiedergegeben werden können.

e. Mögliche Schwierigkeiten/Probleme

Die Problematik des Themas besteht in der Erinnerung und Koordination der unterschiedlichen Aufgaben. Jede einzelne Aufgabe für sich ist nicht weiter schwierig und von den Auszubildenden sicherlich schon oft durchgeführt worden. Es erfordert jedoch einiges an Geschick und fundierte Grundkenntnisse, um alle Aufgaben unter Zeitdruck termingerecht erstellen und koordinieren zu können.

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