Anlegen einer Personalakte (Unterweisung Kaufmann / -frau für Bürokommunikation)

Unterweisung zum Thema

Anlegen einer Personalakte

im Rahmen der Ausbildereignungsprüfung für den Ausbildungsberuf

Kaufmann für Bürokommunikation/Kauffrau für Bürokommunikation

Ort der Unterweisung: Personalabteilung

Name des Ausbilders: Martina Aigner-Sorovakos

Dauer: ca. 15 Minuten

Inhaltsverzeichnis

1. Ausgangssituation

1.1. Angaben zum Ausbildenden
1.2. Angaben zum Ausbilder
1.3. Ausbildungsstand
1.4. Charakterisierung und Vorkenntnisse der Auszubildenden
1.5. Unterweisungsthema
1.6. Unterweisungsmethode
1.7. Ort und Uhrzeit der Unterweisung
1.8. Arbeitsmittel

2. Ziele der Unterweisung

2.1. Richtlernziel
2.2. Groblernziel
2.3. Feinlernziele

3. Ablauf der Unterweisung (Lernschritte)

3.1. Vorbereitung
3.2. Einleitung
3.3. Erarbeitung der typischen Unterlagen
3.4. Vergleich mit einer Akte
3.5. Selbständiges Anlegen einer Akte
3.6. Lernerfolgskontrolle und Motivation
3.7. Verabschiedung

1. Ausgangssituation

1.1. Angaben zum Ausbildenden

Die Frühling Gruppe ist eine Unternehmensgruppe, die sich auf Netzwerk- und Lichtwellenleitertechnologie mit einem flächendeckenden Niederlassungsnetz in Deutschland fokussiert. Die Aufgaben der X--Holding sind mittels strategische Akquisitionen, Joint Ventures und Kooperationen die weitere Marktdurchdringung und den Vorstoß in neue Märkte anzustreben In der Holding sind 46 Mitarbeiter fest angestellt, wobei 2 Mitarbeiter in der Personalabteilung beschäftigt sind.

1.2. Angaben zum Ausbilder

Mein Name ist Martina Aigner-Sorovakos. Ich bin staatlich geprüfte Kommunikationsfachfrau und erwarb 2006 das IHK-Zertifikat "Sachbearbeitung Personalwesen". Ich arbeite seit zwei Jahren als Personalreferentin bei der Holding der X- AG in Musterstadt. Zu meinen Verantwortungsbereichen zählen die Personalverwaltung, die Personalbeschaffung und -auswahl sowie die Personalentwicklung.

1.3. Ausbildungsstand

Die Auszubildende Beate Mustermann ist 20 Jahre alt und schloss in 2004 die Realschule ab. Danach arbeitete sie als Aupairmädchen in England und Frankreich. Am 01. August 2006 startete sie ihre Ausbildung zur Kauffrau Bürokommunikation in unserem Unternehmen und sie befindet sich im ersten Ausbildungsjahr / im zwölften Ausbildungsmonat.

1.4. Charakterisierung und Vorkenntnisse der Auszubildenden

Die Auszubildende schloss die mittlere Reife mit einem sehr guten Ergebnis ab. Aufgrund Ihrer Tätigkeit im Ausland ist sie offen und für ihr Alter schon sehr selbstständig. Sie zeigt sich in der Ausbildung engagiert und ausdauernd. Die ihr übertragenen Aufgaben führt sie gewissenhaft, zeitnah und ordentlich aus.

Seit acht Wochen wurde sie in der Personalabteilung mit den Themen "Berufsbildung" und "Grundlagen des betrieblichen Personalwesens" vertraut gemacht. Aufgrund dessen verfügt die Auszubildende bereits über eine relativ gute Einsicht in die anfallenden Tätigkeiten.

1.5. Unterweisungsthema

Anlegen einer Personalakte

1.6. Unterweisungsmethode

Als geeignete Unterweisungsmethode wähle ich einen Methodenmix aus Lehrgespräch und Brainstorming bzw. Moderationsmethode, da die Auszubildende bereits schon Vorkenntnisse besitzt, die jedoch vertieft werden sollen. Mittels gezielten Fragen werden die Vorkenntnisse erfragt und die Auszubildende wird zum Weiterdenken angeregt. Diese werden von mir mit wichtigen Angaben ergänzt.

1.7. Ort und Uhrzeit der Unterweisung

Die Unterweisung findet in der Personalabteilung an einem Besprechungstisch um 10:00 Uhr statt.

1.8. Arbeitsmittel

• Gelbe Metaplankarten
• Orange Metaplankarten
• 1 Metaplanwand
• Stecknadeln
• 1 Original Personalakte von Frau Sommer
• 1 leere Personalakte
• Unterlagen von Herrn Winter (neuer Mitarbeiter)
• 1 Locher

2. Ziele der Unterweisung

2.1. Richtlernziel

Verordnung, § 3 (Ausbildungsberufsbild)
6.2 Aufgaben der bereichsbezogenen Personalverwaltung

2.2. Groblernziel

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