Heute kommt ein neuer Auszubildender in unsere Abteilung HR (Human Resources). Er lernt Kaufmann für Büromanagement.
In seiner 3-jährigen Berufsausbildung wird er einige Ausbildungsbereiche kennenlernen, um seine Ausbildung erfolgreich zu beenden.
Doch bis es so weit ist, wird er in seiner Laufbahn noch einige Stationen durchlaufen, eine davon findet auch in unsere Abteilung statt, wo er bei der Personalabwicklung mitwirken und alle anstehenden Abläufe erlernt, um sie später selbständig umzusetzen.
Der Auszubildende kennt aus seiner ersten Abteilung bereits die unterschiedlichen Papier DIN- Formate und auch die optischen Ansprüche.
Heute wurde nach reiflicher Überlegung und Prüfung entschieden, alle freien Praktikumsplätze voll zu belegen.
Dafür müssen die zuvor verfassten und fertig unterschriebenen Schriftstücke/ Briefe weiter fertig bearbeitet werden damit sie im Anschluss für unsere Poststelle zur Abholung bereit im Postausgang hinterlassen werden.
Die Praktikumszusagen müssen fertig bearbeitet und versandfertig gemacht werden, damit diese schriftlichen Zusagen sicher und schnell auch die Praktikanten erreichen können und er über Beginn, Dauer und Ort informiert wird.
Der Auszubildende muss nach seiner Unterweisung in der Lage sein:
1. Selbstständig, fachgerecht und schnell die aufgesetzten Briefe richtig falten, in einen dafür vorgesehenen Briefumschlag stecken und in die richtige Postablage legen.
Den Arbeitsplatz und die Materialien vorbereiten, die Originaldokumente vollzählig vor sich auf dem Tisch bereitgestellt haben und ebenfalls die abgezählten und passenden Briefumschläge.
Um nun die Dokumente anhand der Falzmarke, bearbeiten und in den Briefumschlag stecken. Anschließend werden alle Briefe in die Postausgangsablage abgelegt.
2. Er muss die richtige Vorgehensweise kennen und die gewünschte Falttechnik beherrschen. Die passenden Briefformate zu kennen ist dabei auch sehr wichtig. Darüber hinaus muss der Auszubildende die optischen und qualitativen Ansprüche kennen, beurteilen und beachten.
Bei einem richtig gefalteten Brief, der sich in einem passenden Kompaktbrief-Format mit Sichtfenster befindet, bleiben die Angaben des Empfängers immer gut leserlich.
Erwartungen an den Mitarbeiter/Auszubildenden
Aktives Zuhören; Aktive Mitarbeit; Fragen stellen.
Das dabei erlernte Wissen kann der Azubi auf das gesamte Briefwesen übertragen.
Berufsbild
Zu vermittelnde Fertigkeiten und Kenntnisse
1.3 bürowirtschaftliche Abläufe
a) Bedarf an Büromaterial planen, beschaffen und verwalten
b) Posteingang und -ausgang bearbeiten
c) Dokumente unter Beachtung gesetzlicher und betrieblicher Aufbewahrungsfristen verwalten
d) bürowirtschaftliche Abläufe reflektieren und Verbesserungen vorschlagen
Lösungsalternativen
03 Lehrgespräch
Vorstrukturierte, eingeengte "Denkvorgaben\ nicht erwartete/ gewünschte Antworten, Zeiteinhaltung schwierig; Ausbilder kann durch nicht erwartete Gegenfragen überrascht werden.
03 Leittextmethode
Auszubildender ist durch Leitfragen eingeschränkt, falsche Handhabung könnte eingeübt werden.
Auszubildender hat im 1. Ausbildungsjahr noch zu wenig Grundlagenkenntnisse.
Da beim Briefe falten viele einzelne Handgriffe in der richtigen Reihenfolge (psycho motorischer Lernbereich) erforderlich sind und die richtige Auswahl des Briefkuverts (aktiver Lernbereich) sehr wichtig ist, habe ich mich heute für die 4-Stufen-Methode entschieden.
Kein Meister ist vom Himmel gefallen.
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