Allgemeine Angaben
Grunddaten der Unterweisung
Ausgangssituation:
Fachliche Voraussetzungen
Ausbildungsziel
Ablauf der Unterweisung
1. Stufe: Vorbereitung
2. Stufe: Vormachen
3. Stufe: Nachmachen
4. Stufe: Üben
Abschlussgespräch
Erläuterung der Arbeitsschritte
Prüfliste „ordnungsgemäße Rechnung“
Zuständige Stelle: IHK xyz
Name und Anschrift
Des Prüfungsteilnehmers:
Tag der Unterweisung:
Ausbildungsberuf: Kaufmann/-frau für Büromanagement
Fachrichtung
Assistenz und Sekretariat sowie
Kaufmännische Abläufe in kleinen und mittleren Unternehmer
Thema der Unterweisung: Überprüfung des Rechnungseingangs
Ziel der Unterweisung: Selbständige Prüfung der Rechnungen auf Ordnungsmäßigkeit und Lieferumfang.
Ausbildungsort: Vorbereitende Buchhaltungsvorgänge (Abteilung Finanzbuchhaltung)
Unterweisungsmethode : Vier-Stufen-Methode
Zahl der Auszubildenden:
Ausbildungsjahr und -monat: erstes Ausbildungsjahr,
7. Ausbildungsmonat
Zeitdauer der Unterweisung: ca. 18 Minuten
Ausbildungsmittel: Lieferscheine, Rechnungen, Eingangsstempel, Locher, Prüfliste Posteingangsstempel, Rechnungsordner, Kugelschreiber.
Die zu unterweisende Auszubildende befindet sich im ersten Lehrjahr, im siebten Ausbildungsmonat.
Sie ist 21 Jahre alt und hat die zweijährige Berufsfachschule, Fachrichtung Wirtschaft und Sozialkunde ohne Abschluss besucht und besitzt somit einen Hauptschulabschluss.
Die Auszubildende ist seit Beginn der Ausbildung in dem Unternehmen beschäftigt.
Das Unternehmen ist in der Dienstleistungsbranche und erstellt im Rahmen der Vereinsmitgliedschaften Einkommensteuererklärungen für Arbeitnehmer und Rentner, sowie Lohnbuchhaltungen, insbesondere auch Haushaltsscheckverfahren für private Arbeitnehmer.
(Lohnsteuerhilfeverein)
In den vorhandenen Abteilungen Finanzbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, Sekretariat, Kundenbetreuung und Kundenberatung wird die Auszubildende in allen, für die Prüfung relevanten, Aufgaben unterwiesen.
Es sind insgesamt 6 Personen und die Auszubildende in dem Unternehmen tätig, die
Durchschnittlich 920 Vereinsmitglieder nach Terminabsprache in fünf verschiedenen Beratungsstellen beraten und betreuen.
Ausbildungsberuf: Kaufmann/ -frau für Büromanagement
Ausbildungsabschnitt: laufende Buchführung,
Buchungsvorgänge zur Bearbeitung vorbereiten.
Erstes Ausbildungsjahr
7. Ausbildungsmonat
Unterweisungsdauer ca. 18 Minuten
Unterweisungsort: Abteilung Finanzbuchhaltung
Die Auszubildende hat bei den vorangegangenen Unterweisungen bereits bei der Ermittlung der Büromaterialbestände, bei der Ermittlung des Materialbedarfes sowie bei den Bestellungen mitgewirkt und die Bearbeitungsvorgänge geübt.
Nach Rücksprache mit der Auszubildenden wurden im Berufsschulunterricht bereits die Bestandteile einer ordnungsgemäßen Rechnung besprochen.
Richtlernziel: Prüfung der Rechnung
Groblernziel: Die Auszubildende soll den Inhalt der Rechnung entsprechend des vorhandenen Lieferscheines und die Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Rechnung vornehmen.
Feinlernziel: a) im kognitiven Bereich
Die Auszubildende kann die in der Rechnung wichtigen Punkte erläutern, sie weiß auf welche Punkte sie achten muss und wofür die Rechnungsprüfung wichtig ist.
c) im affektiven Bereich
Die Auszubildende arbeitet gewissenhaft und unter Beachtung
Der rechtlichen Grundlagen und sachlichen Inhalten.
Einleitung:
- Begrüßung der Auszubildenden und Kontaktaufnahme mit motivierenden Worten
- Wiederholen des letzten Ausbildungsthemas „Kontrolle“ der eingegangenen Materiallieferung mittels Fragen an den Auszubildenden.
Bekanntgabe des neuen Unterweisungsthemas
„ Prüfung der eingegangenen Rechnung“
- Definition der Prüfung von Rechnungseingängen:
Bei der Rechnungsprüfung wird das berechnete Material mit der tatsächlichen Lieferung mittels Lieferschein auf Übereinstimmung kontrolliert und auf Ordnungsmäßigkeit der Rechnung geachtet.
Wozu dient die Prüfung?
- Aus einer nicht ordnungsgemäße Rechnung kann kein Vorsteuerabzug geltend gemacht werden.
- Differenzen zwischen Lieferung und Rechnung wird dem Lieferanten mitgeteilt, damit die Rechnung korrigiert werden kann.
Motivation der Auszubildenden
- Die Auszubildende kann selbständig eingegangene Rechnungen prüfen und sich auf einen Bestandteil der Abschlussprüfung vorbereiten.
Vorzeigen und Erklären der benötigten Arbeitsmittel
Als Unterweisungshilfe werden Rechnungen und Lieferscheine genutzt.
Verwendet werden;
- die zu überprüfende Rechnung
- der bereits geprüfte Lieferschein
- Prüfliste
- Kugelschreiber
- Locher
- Posteingangsstempel
- Rechnungsordner
- Die benötigten Arbeitsmittel werden vom Ausbilder zur Verfügung gestellt.
- Der Ausbilder erklärt die einzelnen Arbeitsschritte bei der Überprüfung der Rechnung.
- Die Auszubildende vollzieht jetzt die einzelnen Arbeitsschritte mit kurzer Erläuterung.
- Der Ausbilder beobachtet die Auszubildende und kontrolliert die Ausführungen. Er greift nur bei Fehlern und Fragen der Auszubildenden ein und motiviert durch lobende Worte.
- Der Ausbilder erklärt die Übungsaufgabe
- Die Auszubildende übt nun selbständig. Der Ausbilder steht weiterhin für Fragen zur Verfügung, kontrolliert den Stand der Übungen und spricht gelegentlich ein Lob aus. Ansonsten hält er sich im Hintergrund.
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