1. Ausgangssituation
1.1. Beschreibung der Ausgangssituation
1.2. Beschreibung und Analyse der Aufgaben- / Problemstellung
1.3. Zielformulierung
1.3.1. Richtlernziel
1.3.2. Groblernziel
1.3.3. Feinlernziel
1.3.4. Operationalisiertes Feinlernziel
1.4. Lernzielbereiche
1.4.1. Psychomotorischer Bereich
1.4.2. Kognitiver Bereich
1.4.3. Affektiver Bereich
1.4.4. Lernzielkontrolle
1.5 Erwartungen an den Auszubildenden und Zielperson
1.6. Ort der Unterweisung
1.7. Zeitlicher Rahmen der Unterweisung
1.6 Einordnung in den Ausbildungsrahmenplan
2. Methodenwahl und Begründung
3. Arbeitsmaterialien
4. Ablauf der Unterweisung
4.1. Vorbereitung und Einleitung
4.1.1. Kontakt herstellen und begrüßen
4.1.2. Lernziel nennen
4.1.3. Ängste abbauen
4.2. Durchführung des Lehrgespräches
4.3. Lernerfolgskontrolle
4.4. Abschluss
In das Berufsfeld eines/-r Auszubildenden zum/ -r Kaufmann/ -frau für Büromanagement gehört das Prüfen von Rechnungen als wichtiger Bestandteil des erlernten Inhalts der Zeit in der Buchhaltung. In unserem Unternehmen haben wir mit den unterschiedlichsten Rechnungen zu tun. In der Buchhaltung werden wöchentlich bis zu 100 Rechnungen bearbeitet. Für ein Unternehmen ist es enorm wichtig, dass durch die korrekte Prüfung und Weiterverarbeitung die Zahlungsflüsse immer gewährleistet ist. Der Prozess für die Rechnungsprüfung ist den Mitarbeitern der Buchhaltung bekannt. Wir arbeiten hier auch nach dem Vier-Augen-Prinzip, da wichtige Aufgaben - wie die Rechnungsprüfung - nicht von einer einzelnen Person durchgeführt werden sollen oder dürfen. Diese Prüfungen sollen in Zukunft nach Anweisung auch von unserem/ -r Auszubildenden durchgeführt werden können. Um ein Gefühl für die einzelnen Arbeitsschritte zu bekommen, ist eine Unterweisung unerlässlich. Hierbei wird auch ein wichtiges Augenmerk auf den Datenschutz und die richtige Weiterverarbeitung der Rechnungen gelegt.
Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten
Lernzielbereich
In der Unterweisung werden folgende Lernzielbereiche (psychomotorisch, kognitiv und affektiv) angesprochen. Demnach entspricht die Unterweisung dem ganzheitlichen Lernen.
Der/ Die Auszubildende soll nach dieser Unterweisung die Rechnungsprüfung durchführen können. Er/ Sie soll nach dem Prüfen der Rechnung diese mit seinem/ ihrem Kürzel abzeichnen bzw. ggf. einen kleinen Vermerk schreiben, wieso die Rechnung fehlerhaft ist.
Dieser Lernbereich wird kurz angeschnitten und eher nur nebensächlich. Die anderen beiden Lernbereiche (kognitiv und affektiv) sind in dieser Unterweisung stärker vertreten.
Der/ Die Auszubildende soll verstehen, warum besondere Vorsicht beim Umgang mit Rechnungen nötig ist. Er/ Sie lernt, welche besonderen Verhaltensregeln und gesetzliche Vorschriften bei der Rechnungsprüfung beachtet werden müssen. Insbesondere wird er/ sie wissen, welche Informationen auf Rechnungen für die weitere Bearbeitung wichtig sind und ohne welche Informationen Rechnungen ggf. nicht gültig sind oder die Buchhaltung bei der weiteren Bearbeitung auf Probleme stoßen wird.
Der/ Die Auszubildenden lernt während der Unterweisung wie wichtig das genaue Prüfen der Rechnungen ist. Er/ Sie soll sensibilisiert werden, auch vermeintlich leichte Routinearbeiten sorgfältig zu erledigen. Die Einstellung bezüglich der Sorgfältigkeit wird hierdurch bestärkt und das Verantwortungsbewusstsein weiter ausgebaut.
Das Lernziel ist erreicht, wenn der Auszubildende in der Lage ist, selbständig und richtig die eingehenden Rechnungen zu prüfen und dabei alle wichtigen Inhalte erkennt und bemerkt, wenn notwendige Informationen fehlen.
Der/ Die Auszubildende hat bereits einen generellen Überblick über die buchhalterischen Aufgaben an unserem Standort erhalten. Bisher erfolgten allgemeine Gespräche zur Einführung. Eine Unterweisung zu diesem Thema erfolgte noch nicht. Der/ Die Auszubildende ist mit einigen allgemeinen Begriffen vertraut. Weiterhin ist der/ die Auszubildende darüber informiert, dass die Unterweisung auch Grundlagen zur ordnungsgemäßen Buchführung beinhaltet. Es besteht die Erwartung, dass der/ die Auszubildende der Unterweisung konzentriert und interessiert folgt.
Das Konzept richtet sich an eine/-n Auszubildende/-n als Kaufmann/ -frau für Büromanagement im 23. Ausbildungsmonat, d.h. im zweiten Lehrjahr.
Die Unterweisung findet im Büro des Ausbilders statt. Es ist ein leerer Schreibtisch vorhanden, welcher genügend Platz bietet um die nötigen Arbeitsmaterialen übersichtlich ausbreiten zu können. Das Büro wird vor der Unterweisung ausreichend vorbereitet und die Unterweisung wird nicht gestört.
Die Unterweisung findet vormittags statt, da die Konzentrationsfähigkeit höher ist. Die Dauer beträgt ca. 15 Minuten.
Betroffen von der Unterweisung ist die kaufmännische Steuerung (§4 Abs. 2 Nr. 25)
Da die sachliche Rechnungskontrolle ein eher theoretisches Thema ist, wurde die
Methode der Durchführung eines Lehrgespräches gewählt. Bei dieser Methode erarbeitet der/ die Auszubildende die Lösungen und wichtigen Punkte selbstständig und hat somit einen höheren Lerneffekt. Der Ausbilder leitet das Lehrgespräch mit geschickt gestellten Fragen. Das Lehrgespräch motiviert den/ die Auszubildende/-n, da er/ sie die Inhalte zukünftig auch allein und eigenständig umsetzen darf. Des Weiteren erhält der Ausbilder durch die Antworten des/ der Auszubildenden auch gleich eine Rückmeldung, ob der/ die Auszubildende die Inhalte verstanden hat oder nicht.
Für die Durchführung der Lehrunterweisung werden folgende Arbeitsmaterialien benötigt:
- Flipchart
- 3 Muster-Rechnungen
- Karteikarten
- Stifte
- Checkliste
Die Unterweisung muss gut vorbereitet und strukturiert sein. Störungen müssen während der Unterweisung weitgehend vermieden werden. Alle erforderlichen Materialen und Hilfsmittel liegen am Arbeitsplatz.
Ich begrüße den/ die Auszubildende freundlich und erkundige mich nach seinem/ ihrem Befinden und seinen/ ihren Aktivitäten am vergangenen Wochenende. Ich eröffne also zur Lockerung der Atmosphäre einen kurzen Smalltalk. Dieser dient zur Entspannung der Atmosphäre und soll dem/ der Auszubildenden die Hemmungen nehmen.
Anschließend erkläre ich dem/ der Auszubildenden das Lernziel um dem/ der Auszubildenden klar zu machen, was er/ sie aus der heutigen Unterweisung mitnehmen soll und was er/ sie im Unternehmen mit dem gelernten Wissen anfangen kann. Somit kann er/ sie am Ende selbst überprüfen, ob das Ziel erreicht wurde.
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