Eingangsrechnungen auf formelle Richtigkeit prüfen (Unterweisung Industriekauffrau/ -mann)

Dieses Unterweisungskonzept befasst sich, im Rahmen der Ausbildung von Industriekaufleuten in einem fiktiven Case der Industrieanlagen GmbH, mit der Vermittlung von Fähigkeiten und Kenntnissen zur Prüfung von Eingangsrechnungen auf formelle Richtigkeit.

Das Prüfen von Eingangsrechnungen auf ihre formelle Richtigkeit dient der Gültigkeitskontrolle der Rechnung. Nur eine, den gesetzlichen Mindestanforderungen aus §14 Abs. 4 UStG genügende Rechnung, berechtigt den Unternehmer zum Vorsteuerabzug. Die Relevanz ergibt sich daraus, dass formell inkorrekt gestellte Eingangsrechnungen und daraus geleistete Vorsteuerbeträge nicht gegen die empfangene Umsatzsteuer aus eigener Rechnungsstellung angerechnet werden können. Infolge dessen müsste das betroffene Unternehmen die Vorsteuer als tatsächliche Kosten tragen.
Im Hinblick auf die Relevanz und den Umfang der formellen Prüfung wurde die Rechnungsprüfung vom Ausbilder in zwei Unterweisungseinheiten aufgeteilt. Die nachgelagerte inhaltliche Prüfung einer ordnungsgemäß gestellten Rechnung, auf sachliche und rechnerische Vollständigkeit/Richtigkeit, dient der wertmäßigen Erfassung von Leistungen sowie der fristgerechten Bezahlung der Lieferanten. Dahingehend beeinflusst die Rechnungsprüfung die Liquidität und, über die vertragsgemäße Zusammenarbeit mit den Lieferanten, auch die Produktivität des Unternehmens.
Das Thema „Prüfen der Eingangsrechnung“ wird im Rahmen des Berufsschulunterrichts im Lernbereich „Vertragsüberwachung - Bestellabwicklung“ im Lernfeld 6 „Beschaffungsprozesse planen, steuern und kontrollieren“ theoretisch vermittelt. Ebenso ist das Thema „Eingangsrechnungen prüfen“ relevant für die Abschlussprüfung. In der schriftlichen Prüfung „Geschäftsprozesse“, speziell dem Bereich „Beschaffung und Bevorratung“, soll der Prüfling nachweisen, dass er in der Lage ist Geschäftsprozesse zu analysieren sowie Problemlösungen ergebnis- und kundenorientiert zu entwickeln.