Anlegen einer Personalakte (Unterweisung Bürokaufmann / -kauffrau)

Inhaltsverzeichnis

• Ausgangssituation
• Operationales Lernziel
• Stufe 1: Vorbereitung & Heranführung des Auszubildenden
• Stufe 2: Vorführung und Erklärung durch den Ausbilder
  • Beschriftetes Rückenschild einschieben
  • Beschriftete Einlageregister einsortieren
  • Lochen der Personalunterlagen
  • Checkliste über die Einteilung der Personalakte
  • Einsortieren des Personalbogens, der Diplomurkunde, des Bewerbungsanschreibens und des Lebenslaufes unter das Einlageregister mit der Beschriftung „Persönliche Unterlagen”
  • Einsortieren des Arbeitsvertrages unter das Einlagenregister mit der Beschriftung „Hauptakte”
  • Einsortieren des per SAP erstellten Entgeltnachweises unter das Einlagenregister mit der Beschriftung „Vergütung”

Zielsetzung und Themenschwerpunkte

Die Zielsetzung dieses Unterweisungsentwurfs ist die Vermittlung der Fähigkeiten, Personalakten korrekt und effizient anzulegen. Der Fokus liegt auf der praktischen Anwendung der Kenntnisse im Kontext der Ausbildung zur Bürokauffrau/-mann. Der Auszubildende soll nach der Unterweisung in der Lage sein, Personalakten selbstständig anzulegen, die Unterlagen korrekt zu sortieren und die Akte gemäß den Datenschutzbestimmungen zu verwahren.

• Korrekte Anlage von Personalakten
• Ordnungsgemäße Sortierung von Personalunterlagen
• Einhaltung von Datenschutzbestimmungen
• Praktische Anwendung im Ausbildungskontext
• Strukturierte Vorgehensweise bei der Aktenführung

Zusammenfassung der Kapitel

Ausgangssituation: Der Entwurf beschreibt die Ausgangssituation des Auszubildenden: Nach einem Grundlehrgang in der Generalverwaltung, in dem er die Aufgaben der Generalverwaltung im Personalwesen und den Datenschutz kennengelernt hat, befindet sich der Auszubildende nun in der Personalabteilung des Max-Planck-Institutes für Biochemie. Dieser Abschnitt der Ausbildung fokussiert auf die praktische Anwendung der theoretischen Kenntnisse im Bereich Personalverwaltung.

Operationales Lernziel: Das operationale Lernziel definiert den konkreten Ausbildungserfolg. Nach der Unterweisung soll der Auszubildende in der Lage sein, Personalakten selbstständig anzulegen, die Unterlagen korrekt zu sortieren und die Akte gemäß den Datenschutzbestimmungen zu verwahren. Dies beinhaltet die ordnungsgemäße Verwendung von Ordnern, Einlageregistern und das Beachten der strukturierten Ablage.

Stufe 1: Vorbereitung & Heranführung des Auszubildenden: In dieser Phase wird der Unterweisungsplatz vorbereitet, die benötigten Materialien bereitgestellt und der persönliche Kontakt zum Auszubildenden hergestellt. Der Ausbilder schafft eine angenehme Lernatmosphäre, stellt das Thema vor und weckt das Interesse des Auszubildenden, indem er den Praxisbezug und die zukünftige Anwendung der gelernten Fähigkeiten hervorhebt. Eine kurze Abfrage des Vorwissens des Auszubildenden bereitet auf die anschließende Unterweisung vor.

Stufe 2: Vorführung und Erklärung durch den Ausbilder: Dieser Abschnitt detailliert die schrittweise Anlage einer Personalakte. Es wird jeweils die Handlung (z.B. Einsortieren des Rückenschilds), die Vorgehensweise (Wie?) und die Begründung (Warum?) für jeden Schritt erklärt. Der Fokus liegt auf der korrekten Handhabung des Aktenordners, der strukturierten Ablage der Unterlagen mittels Einlageregister und dem Lochen der Dokumente zur Gewährleistung der Ordnung und des Datenschutzes. Die Reihenfolge der Einsortierung der einzelnen Dokumente (Personalbogen, Diplomurkunde, Bewerbungsunterlagen etc.) wird ebenfalls detailliert erläutert und begründet. Die Verwendung der Checkliste zur Kontrolle der vollständigen Einsortierung aller Dokumente wird als zusätzliche Hilfestellung für den Auszubildenden hervorgehoben.

Schlüsselwörter

Personalakte, Anlegen, Ordnung, Datenschutz, Ausbildung, Bürokauffrau/-mann, Personalverwaltung, Einlageregister, Unterweisung, Praxis, Strukturierte Ablage.

Häufig gestellte Fragen zum Unterweisungsentwurf: Anlage von Personalakten

Was ist der Zweck dieses Unterweisungsentwurfs?

Der Entwurf dient der Vermittlung der Fähigkeiten, Personalakten korrekt und effizient anzulegen. Der Fokus liegt auf der praktischen Anwendung der Kenntnisse im Kontext der Ausbildung zur Bürokauffrau/-mann. Der Auszubildende soll nach der Unterweisung in der Lage sein, Personalakten selbstständig anzulegen, die Unterlagen korrekt zu sortieren und die Akte gemäß den Datenschutzbestimmungen zu verwahren.

Welche Themen werden im Unterweisungsentwurf behandelt?

Die wichtigsten Themen sind die korrekte Anlage von Personalakten, die ordnungsgemäße Sortierung von Personalunterlagen, die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen, die praktische Anwendung im Ausbildungskontext und eine strukturierte Vorgehensweise bei der Aktenführung. Der Entwurf beinhaltet eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Anlage einer Personalakte.

Wie ist der Unterweisungsentwurf strukturiert?

Der Entwurf gliedert sich in mehrere Abschnitte: Ausgangssituation (Beschreibung der Vorbildung des Auszubildenden), Operationales Lernziel (konkrete Fähigkeiten nach der Unterweisung), Stufe 1: Vorbereitung & Heranführung des Auszubildenden (Vorbereitung der Unterweisung und Kontaktaufnahme zum Auszubildenden) und Stufe 2: Vorführung und Erklärung durch den Ausbilder (detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Anlage einer Personalakte).

Welche Schritte sind bei der Anlage einer Personalakte laut Unterweisungsentwurf enthalten?

Die detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung in Stufe 2 umfasst das Einschieben eines beschrifteten Rückenschilds, das Einsortieren beschrifteter Einlageregister, das Lochen der Personalunterlagen, die Verwendung einer Checkliste, das Einsortieren des Personalbogens, der Diplomurkunde, des Bewerbungsanschreibens und des Lebenslaufs, das Einsortieren des Arbeitsvertrages und das Einsortieren des Entgeltnachweises. Jedes dieser Schritte wird mit einer detaillierten Erklärung versehen.

Welche Schlüsselwörter sind im Unterweisungsentwurf relevant?

Die wichtigsten Schlüsselwörter sind Personalakte, Anlegen, Ordnung, Datenschutz, Ausbildung, Bürokauffrau/-mann, Personalverwaltung, Einlageregister, Unterweisung, Praxis und Strukturierte Ablage.

Welche Vorkenntnisse werden vom Auszubildenden vorausgesetzt?

Der Auszubildende sollte bereits einen Grundlehrgang in der Generalverwaltung absolviert haben, in dem er die Aufgaben der Generalverwaltung im Personalwesen und den Datenschutz kennengelernt hat. Der Unterweisungsentwurf baut auf diesen Vorkenntnissen auf und konzentriert sich auf die praktische Anwendung.

Was ist das operationale Lernziel des Unterweisungsentwurfs?

Das operationale Lernziel ist, dass der Auszubildende nach der Unterweisung in der Lage sein soll, Personalakten selbstständig anzulegen, die Unterlagen korrekt zu sortieren und die Akte gemäß den Datenschutzbestimmungen zu verwahren. Dies beinhaltet die ordnungsgemäße Verwendung von Ordnern, Einlageregistern und das Beachten der strukturierten Ablage.

Wo wird dieser Unterweisungsentwurf angewendet?

Der Unterweisungsentwurf wird in der Personalabteilung des Max-Planck-Institutes für Biochemie im Kontext der Ausbildung zur Bürokauffrau/-mann angewendet.