Anlegen einer Personalakte (Unterweisung Bürokaufmann / -kauffrau)

Inhaltsverzeichnis

Seite 1: Deckblatt

Seite 2: Deckblatt inkl. Beschreibung

Seite 3: Inhaltsverzeichnis

Seite 4: Ausgangsituation und Lernziele

Seite 5: 1.Stufe Vorbereitung

Seite 6: 2.1. Stufe Erklären und Vormachen durch den Ausbilder

Seite 7: 2.2. Stufe Erklären und Vormachen durch den Ausbilder

Seite 8: 3. Stufe Nachmachen und erklären lassen

Seite 9: 4. Stufe Üben und Erlerntes festigen

Ausgangsituation

Ausbilder: Firma H-Systeme, Marie-Curie-Strasse 6, 85055 Ingolstadt

Tochter Gesellschaft der Hofer AG Süd in Lenting

Gründung 2000, Resident für alle Bereiche der technischen Entwicklung und Fahrzeugindustrie, 156 Mitarbeiter inkl. Doktoranden, Diplomanden, Praktikanten und zwei Auszubildenden pro Jahr

Ausbildender: Dorn Adriane, 41 Jahre, Sachbearbeiterin, zuständig für die Personalverwaltung, tätig bei H-Systeme seit 10 Jahren, Ausbildungsberuf Bankkauffrau und Bürokauffrau Ausbilder nach AEOV §2 und §3,

sowie fachlich und persönlich geeignet

Auszubildender: Ausbildung Bürokaufmann /-kauffrau,

4. Ausbildungsmonat des 2. Ausbildungsjahres,

Ausbildungsabschnitt: Personalwesen / Personalverwaltung

Vorab besuchte Ausbildungsbereiche:

Empfang, Buchhaltung, Logistik.

Dem Auszubildenden sind Ordner und Ablagesysteme bekannt.

Nachfolgende Ausbildungsabschnitte:

Kaufmännische Abteilung, Controlling.

Lernziele

Kognitives Lernziel: Der Auszubildende lernt Personalakten selbständig und fehlerfrei

anzulegen. Das Erlernte ist jederzeit wieder abrufbar. Bedeutung und Sinn einer Personalakte sind verstanden worden. Die Geheimhaltung der Personaldaten und die Begründung dafür sind im Kopf verankert.

Affektives Lernziel: Der Auszubildende arbeitet sauber und genau. Er geht ruhig und überlegt vor. Die Personalunterlagen und Akten werden gewissenhaft und sorgfältig von ihm / ihr behandelt.

Psychomotorisches Lernziel: Nach der Unterweisung ist der Auszubildende in der Lage mit

Personalakten, Unterlagen, Sortierung, Ablagesystemen,

Archivierung etc. umzugehen.

Dorn, Adriane Seite 4 von 8

Praktischer Unterweisungsentwurf 08.04.2010

1. Stufe Vorbereiten

1. Vorbereiten der Unterweisung Sämtliche benötigte Materialien für diesen

Arbeitsvorgang der Unterweisung habe ich auf dem Schreibtisch für den Auszubildenden vorbereitet.

2. Begrüßung des Auszubildenden Ich begrüße meinen Auszubildenden und

(Kontaktherstellung, erkundigen mich nach seinem Befinden um

Befangenheit nehmen) herausfinden, ob er für die Unterweisung

aufnahmefähig ist.

Ich unterhalte mich mit ihm kurz über ein von der

Situation losgelöstes Thema um die vorhandene Aufregung zu nehmen.

3. Vorkenntnisse erfragen Ich werde meinen Auszubildenden fragen, ob

er schon mal eine Personalakte angelegt hat bzw.

in bereits besuchten Abteilungen unserer Firma Erfahrungen mit Ablagesystemen gesammelt hat. Mir ist aus den Berichtsheften und dem betrieblichen Ausbildungsplan bekannt, dass der Auszubildende mit Ablagesystemen bereits zu tun hatte.

4. Lernzielbekanntgabe, Sinn und Der Auszubildende erfährt von mir, dass das

Zweck der Aufgabe erläutern Lernziel der heutigen praktischen Ausbildungseinheit das Anlegen von Personalakten ist, weil das im weiteren Verlauf der Ausbildung unabdingbar ist zum Aufbewahrung der Mitarbeiterdokumente.

Der Begriff der Personalakte ist frei interpretierbar in Form und Inhalt. Der Aufbau einer Personalakte ist gesetzlich nirgendwo verankert. Demzufolge ist eine Personalakte eine meistens schriftliche Zusammenstellung von Unterlagen über einen Arbeitnehmer. Die gesehenen und abgelegten Mitarbeiterdaten unterliegen der Schweigepflicht und sind nicht an unbefugte Dritte weiterzugeben.

5. Motivierung des Wir besprechen, dass er bei der nächsten

Auszubildenden zum Mitarbeitereinstellung eine Personalakte

Lernen / Wecken von selbständig anlegen darf, wenn er das heute

Interesse Erlernte unter Aufsicht fehlerfrei ausführen kann.