Ein wichtiger Teil der administrativen und routinemäßigen Aufgaben der Personalverwaltung ist das Vorbereiten, Anlegen und Führen von Personalakten.
Unter einer Personalakte versteht man alle Dokumente und Unterlagen, die mit dem Ausbildungs- oder Dienstverhältnis, zwischen Arbeitgeber und einem einzelnen Auszubildenden oder Arbeitnehmer in Zusammenhang stehen.
Dazu gehören zum Beispiel Bewerbung und die dazugehörige Stellenbeschreibung, sowie das Anforderungsprofil, Gehaltsabrechnungen, Nachweise der jeweiligen Sozialversicherungszweige, Beurteilungen, Personalentwicklungsgespräche, Lohnsteuerunterlagen, u.v.m..
Auch der Schutz dieser personenbezogenen Daten spielt hier eine große Rolle, egal ob die Personalakte in Papierform oder digital bzw. elektronisch geführt wird.
Das Vorbereiten einer Personalakte gehört zu den Grundkenntnissen der Personalverwaltung und ist somit ein wichtiger Baustein in der Ausbildung.
In der Verordnung über die Berufsausbildung zum Kaufmann / zur Kauffrau für Büromanagement vom 11.12.2013, §4 Nr. 6.1 Ausbildungsberufsbild, ist dies unter dem Punkt Personalsachbearbeitung zu finden und im Ausbildungsrahmenplan der Verordnung nochmal detaillierter ausgeführt.
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