1. Rahmenbedingungen
1.1. Ausbildungsrahmenplan
1.2. Unterweisungsort
1.3. Zeitpunkt / Dauer
2. Adressatenanalyse
2.1. Ausgangssituation
2.2. Ausbildungsstand
3. Lernziele
3.1. Richtlernziel
3.2. Groblernziel
3.3. Feinlernziel
3.3.1. Kognitiver Bereich
3.3.2. Affektiver Bereich
3.3.3. Psychomotorischer Bereich
4. Motivation
4.1. Indirekte (extrinsische) Motivation
4.2. Direkte (intrinsische) Motivation
5. Handlungskompetenzen
5.1. Fachliche Kompetenz
5.2. Methodische Kompetenz
5.3. Persönliche Kompetenz
5.4. Soziale Kompetenz
6. Ablauf der Unterweisung
6.1. Gewählte Unterweisungsmethode
6.1.1. Vorbereitungsphase
6.1.2. Vormachen und erklären
6.1.3. Nachmachen und erklären lassen
6.1.4. Übungsphase
7. Arbeitszergliederung
7.1. Vorbereitungsphase
7.2. Vormachen und erklären
7.3. Nachmachen und erklären lassen
7.4. Übungsphase
8. Lernerfolgskontrolle
9. Medien und Materialien
10. Abschluss / Ausklang
11. Anlagen
11.1. Checkliste „Posteingang“
Die zu vermittelnden Inhalte dieser Unterweisung ist an den Ausbildungsrahmenplan für die Berufsausbildung zur Kauffrau / zum Kaufmann für Büromanagement, der Bestandteil der Verordnung über die Berufsausbildung zur Kauffrau/zum Kaufmann für Büromanagement (Büromanagementkaufleute-Ausbildungsverordnung – BüroMKfAusbV) ist, angelehnt.
- §4, Abs. 2, Pkt. 1.3 BüroMKfAusbV
- Abschnitt A, Lfd. Nr. 1.3 des Ausbildungsrahmenplans für die Berufsausbildung zur Kauffrau / zum Kaufmann für Büromanagement
Die Unterweisung findet in einem durch das Tageslicht gut beleuchteten und ruhigen Besprechungsraum des Unternehmens statt. Ein angenehmes Raumklima wird weiterhin durch eine optimale Klimatisierung geschaffen. Eine mögliche Störung durch ankommende Telefonate wird durch das Nichtvorhandensein eines Telefonapparats unterbunden. Auch die Nutzung von Mobiltelefonen ist für die Dauer der Unterweisung hier untersagt. Des Weiteren ist ein „Bitte nicht stören!“-Schild an der Außenseite der Raumtür angebracht. Alle Arbeitskollegen sind über dieses Vorgehen informiert und respektieren dieses. Ausbilder und Auszubildender sitzen nebeneinander an einem Tisch, um die geplante Unterweisung ordnungsgemäß durchführen zu können.
Die Unterweisung findet am Mittwoch, den 12. Juli 2018 im Zeitraum 10:00 - 10:15 Uhr statt und dauert somit 15 Minuten. Dieser Zeitraum wurde dem Biorhythmus berücksichtigend ausgewählt, da gemäß der aktuellen Forschung die Leistungs- und Konzentrationskurve mitunter in diesem Tagesverlauf am höchsten ist. Auch die Dauer von 15 Minuten entspricht aktuellen Expertenmeinungen, die besagen, dass die Aufmerksamkeitsspanne bei Kindern maximal 15 Minuten, bei Erwachsenen maximal 20 Minuten anhält, was ein effektives und konzentriertes Arbeiten ermöglicht.
Die Berufsausbildung findet im Bereich des Personalbüros der Firma XY GmbH statt. Diese ist im regionalen Bereich in der Finanzbranche aktiv und beschäftigt insgesamt ca. 50 Mitarbeiter.
Der Auszubildende, Herr XYZ, ist 17 Jahre alt und hat die Gesamtschule mit einer guten mittleren Reife abgeschlossen. Er befindet sich in der zweiten Hälfte des 1. Ausbil-dungsjahres zum Kaufmann für Büromanagement. Er hat eine sehr gute Auffassungsgabe und zeigt eine engagierte sowie sorgfältige Arbeitsweise.
Herr XYZ war bei Unterweisungen in der Vergangenheit stets konzentriert und lernbereit. Er hat bereits Berührungspunkte mit vorbereiteter und verteilter Eingangspost gehabt. Trotz des bisher zeitlich überschaubaren Aufenthalts im Unternehmen, konnten bereits Inhalte zur personellen und organisatorischen Struktur, zum Datenschutz und zur Verschwiegenheit vermittelt werden.
Das Richtlernziel ist gemäß §4, Abs. 2, Pkt 1.3 der Verordnung über die Berufsausbildung zur Kauffrau / zum Kaufmann für Büromanagement (BüroKKfAusbV) - bürowirtschaftliche Abläufe -
Anhand des Abschnitts A, lfd. Nr. 1.3 des Ausbildungsrahmenplans für die Berufs-ausbildung zur Kauffrau / zum Kaufmann für Büromanagement lautet das Groblernziel im Bereich der bürowirtschaftliche Abläufe das Bearbeiten des Posteingangs und -ausgangs.
Der Auszubildende soll die Schritte – Sortieren, Kontrollieren und Bearbeiten der Eingangspost - unter Beachtung der Unfallverhütungsvorschrift, des Datenschutzes, der Verschwiegenheit und des Briefgeheimnisses verinnerlichen und selbstständig ausführen können.
Durch diese Ausbildungseinheit und der darin enthaltenen Wiederholungen wird der Auszubildende in die Lage versetzt, zukünftig den Posteingang selbstständig und unter Einhaltung aller relevanten Vorschriften und Gesetzgebungen zu bearbeiten.
Das Verständnis und Nachvollziehen der Wichtigkeit dieser sensiblen, verantwortungsvollen und äußerst wichtigen administrativer Tätigkeit anerkennen und es gewissenhaft zu verinnerlichen und vorzuleben. Vom Grundgesetz (Artiekl 10 – Briefgeheimnis), über dem Bürgerlichen Gesetzbuch (§242 – Treu und Glaube) und dem Strafgesetzbuch (§202 – Verletzung des Briefgeheimnis / §206 Verletzung des Post- oder Fernmeldegeheimnisses) bis hin zu europäischen Gesetzgebungen (EU-DSGVO) reicht der gesetzliche Schutz. Dies ist zu achten und zu verstehen.
Der sichere und somit verletzungsfreie Umgang mit den Arbeits- und Hilfsmitteln (Brieföffner, Papier, etc.) ist hier im Fokus gesetzt.
Der Auszubildende trägt mit einer sorgfältigen Postbearbeitung bereits mittelbar zum Betriebsergebnis bei. Er lernt zu verstehen, dass er ein wichtiger Baustein im Unternehmen ist, der dieses stabilisieren oder zum Wackeln bringen kann. Dabei erhält er das Bewusstsein und die Erfahrung entsprechende Verantwortung zu übernehmen, sodass ihn nicht stets ein Ausbilder bzw. Ausbildungsbeauftragter überwachen und kontrollieren muss. Der Auszubildende erfährt somit, wie wichtig einer reibungsloser Betriebsablauf ist und stellt fest, dass er eine wichtige Aufgabe im Unternehmen bewältigt. Er wird entsprechend Lob und Anerkennung bei guter Leistung erhalten, was ihn zu einer höheren Motivation führen wird.
Hier kann der Auszubildende das erlernte Wissen über die zuverlässige und sensible Bearbeitung des Posteingangs unter anderem auch außerbetrieblich nutzen. So lernt er beispielsweise, dass er auch privat irrläufige Post aufgrund des Briefgeheimnisses nicht öffnen darf. Durch diesen privaten Bezug wird das Interesse und die Neugier stärker angeregt. Des Weiteren kommt hinzu, dass die Postbearbeitung eine gewisse Gewichtung bei den stattfindenden IHK-Prüfungen erhält. Außerdem wird den Auszubildenden durch diese Unterweisung ermöglicht eine selbst- und eigenständige Arbeit zu erlernen.
Die Erweiterung der fachlichen Kompetenz wird durch das Aneignen von Kenntnissen und Fertigkeiten bezüglich der Bearbeitung des Posteingangs erreicht und gefördert.
Durch die stattfindende Unterweisung erlernt der Auszubildende die systematische Anwendung der erlernten Kenntnisse und Fertigkeiten mit der Umsetzung einer korrekten Bearbeitung des Posteingangs.
Eine zuverlässige, disziplinierte, gewissenhafte und vor allem verschwiegene Arbeitsweise wird bei dieser Ausbildungseinheit gefördert und gefestigt.
Beim bewussten und verantwortungsvollen Umgang mit dem Inhalt beziehungsweise den Daten der Korrespondenz unter Beibehaltung des geforderten höflichen Umgangs innerhalb und außerhalb des Unternehmens.
Für die Durchführung dieser praktischen Unterweisung habe ich mich für eine aktive aber leitende Unterweisungsmethode entschieden. Unter Anwendung der 4-Stufen-Methode möchte ich dem Auszubildenden die Möglichkeit eröffnen das erlangte theoretische Wissen auch be-“greifbar“ zu machen, um beim praktischen Üben alle Feinlern-zielbereiche anzusprechen.
Neben der Bereitstellung der benötigten Ausbildungs- und Arbeitsmaterialien wird auf die Schaffung einer angenehmen Atmosphäre wert gelegt. Nach der Begrüßung des Auszubildenden und Klärung von vorhandenen Kenntnissen, wecke ich seine Neugier und Motivation in dem ich ihm das Lernziel nenne, in die anstehende Ausbildungseinheit einweise und ihn auf die Wichtigkeit der hier zu erlernenden Kenntnissen sensibilisiere.
In dieser Phase führe ich dem Auszubildenden die von mir in der Vorbereitungsphase angesprochene Theorie praktisch vor. Bei der praktischen Ausführung erkläre und begründe ich die einzelnen Schritte. Bei Bedarf wird der Vorgang wiederholt. Bei der gesamten praktischen Ausführung kann der Auszubildende Fragen stellen und beantwortet meine gestellten Fragen.
Beim Verlauf dieser Phase übergebe ich die aktive Rolle an den Auszubildenden. Dieser macht die von mir gezeigten Vorgänge nach und erklärt beziehungsweise begründet die durchführende Vorgehensweise. Bei Bedarf werden einzelne Schritte wiederholt. Im Rahmen der Ausführung achte ich auf eine korrekte und fehlerfreie Vorgehensweise, korrigiere bedarfsgerecht und greife bei einer möglichen Gefahrensituation sofort ein. Durch das anschließende Loben motiviere ich den Auszubildenden der nächsten Phase optimistisch und zuversichtlich zu begegnen.
Bei der Übungsphase übergebe ich das Geschehen an den Auszubildende. Dieser agiert selbstständig und kontrolliert das Ergebnis. Während der gesamten Zeit stehe ich für eventuelle Rückfragen dem Auszubildenden zur Seite. Nach der konstruktiven Bewertung der Tätigkeit und der Aussprache des Lobes, stelle ich noch letzte Verständnisfragen und fordere ihn auf, das in der heutigen Ausbildungseinheit Erlernte in den Ausbildungs-nachweis einzutragen. Bevor ich ihn in den Alltag entlasse, erwähne ich die am Folgetag zu erwartende Ausbildungseinheit.
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