Bearbeiten von Post für den Posteingang (Unterweisungsentwurf Bürokaufmann / -frau)

1. Begründung zur Wahl des Unterweisungsthemas

Laut Ausbildungsrahmenplan für die Berufsausbildung zum Bürokaufmann / zur Bürokauffrau § 3 Nr. 3.3 „Bürowirtschaftliche Abläufe“ ist die Bearbeitung der Post Bestandteil des Ausbildungsberufsbildes.

Die Fertigkeiten und Kenntnisse der Berufsbildposition „Bürowirtschaftliche Abläufe“ sind im 1. Ausbildungsjahr innerhalb von fünf bis sechs Monaten zu Vermitteln.

Zusätzlich werden die Kenntnisse laut Rahmenlehrplan für den Ausbildungsberuf Bürokaufmann / Bürokauffrau in der Berufsschule in dem Lerngebiet „Spezielle Wirtschaftslehre“ im 1. Ausbildungsjahr gelehrt.

Die Bearbeitung des Posteingangs ist für jedes Unternehmen von hoher Wichtigkeit, denn je schneller die Post morgens verteilt ist, umso schneller können die zuständigen Sachbearbeiter diese bearbeiten. Der Posteingang bestimmt somit den Pulsschlag des Unternehmens.

2. Adressatenanalyse – Wer sind die Auszubildenden?

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Beide Auszubildenden wurden bisher im Berufsbild „Bürokaufmann / Bürokauffrau“ nach der Ausbildungsverordnung ausgebildet.

3. Didaktische Überlegungen zur Planung der Unterweisung

Einteilung der Lernziele:

Richtlernziel: Bürowirtschaftliche Abläufe nach AO § 3 Nr. 3.3

Groblernziel: Posteingang bearbeiten nach AO § 3 Nr. 3.3 b)

Feinlernziel: Die Azubis können die eingehende Post selbständig und ordnungsgemäß bearbeiten.

Feinlernzielbereiche:

Kognitives Feinlernziel: Die Auszubildenden wissen, wie man die eingehende Post selbstständig und ordnungsgemäß bearbeiten. Zudem wissen diese, wie wichtig der Arbeitsschutz und die Unfallverhütung am Arbeitsplatz sind.

Affektives Feinlernziel: Die Auszubildenden haben die Wichtigkeit der Bearbeitung von Eingangspost und des Arbeitsschutzes erkannt.

Psychomotorisches Feinlernziel: Die Auszubildenden können den Posteingang selbstständig und ordnungsgemäß durchführen.

4. Unterweisungsmethode

Vier – Stufen – Methode

Da die Vier-Stufen-Methode ein Methoden-Mix ist, ist diese für die Vermittlung von Grundwissen, Grundfertigkeiten und Handlungsmustern gut geeignet. Die Bearbeitung des Posteingangs wird stets nach einem Handlungsmuster durchgeführt und lässt eher wenig Spielraum im Ablauf der Bearbeitung dieser.

Die Vorteile der Vier-Stufen-Methode sind:
- gute Vermittlung von Grundfertigkeiten und Grundwissen,
- einzelne Schritte werden exakt geplant und müssen auch so nachgemacht werden,
- diese gibt Sicherheit für den Ausbilder, einschließlich der Einplanung möglicher Fragen,
- effektive und objektive Bewertung ist möglich,
- zeitlicher Ablauf ist gut zu planen,
- die Sicherheitsvorschriften sind gut zu verdeutlichen

5. Durchführung der Unterweisung

1. Stufe: Vorbereiten und erklären (Thema)

Die Auszubildenden werden begrüßt. Dabei erfolgt die Nachfrage nach dem Tag in der Berufsschule (was wurde Neues gelernt).

Nachfrage zur letzten Lehrunterweisung „Arbeits- und Organisationsmittel“ – wie konnten die Auszubildenden das neu erworbene Wissen in der letzten Woche am Arbeitsplatz anwenden?

Mitteilung an die Auszubildenden, dass der Ausbilder mit dem Berufsschullehrer telefoniert hat und dieser weiß, dass im Unterrichtsfach „Spezielle Wirtschaftslehre“ die Bearbeitung der Post vermittelt wurde. Das Interesse an dem Thema wird geweckt und die Auszubildenden werden zur praktischen Durchführung motiviert.

Bekanntgabe des Themas der heutigen Lehrunterweisung „Bearbeitung des Posteingangs“.

Zeigen und Erklären des Arbeitsplatzes / der Arbeitsmittel:

- Brief (Datenschutz; aufzeigen eines Organigramms der Ansprechpartner im Unternehmen)
- Brieföffner (Unfallverhütung, Arbeitsschutz)
- Stempel „Eingegangen am …“
- Posteingangsbuch /-datenblatt
- Postverteilungsmappe
- Schreibutensilien

2. Stufe: Vormachen und Erklären

Der Ausbilder erklärt die einzelnen Arbeitsschritte.

Arbeitszergliederung:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

3. Stufe: Ausführen durch den Auszubildenden (Nachmachen und erklären)

Ein Auszubildender erklärt die einzelnen Arbeitsschritte und der zweite arbeitet praktisch.

Der Ausbilder bleibt dabei, beobachtet den Vorgang – er greift nur bei groben Fehlern ein. Er steht für Fragen der Auszubildenden zur Verfügung und motiviert diese.

4. Stufe: Üben (Selbstständiges Weiterarbeiten der Auszubildenden)

Hintergrund: Die Auszubildenden lernen in dem Arbeitsbereich selbstständig und gewissenhaft zu Arbeiten. (Didaktik der Selbstständigkeit)

Die Auszubildenden vollziehen die einzelnen Arbeitsschritte zur Postbearbeitung – jeder für sich allein. Dies ist gleich einer praktischen Lernerfolgskontrolle.

Der Ausbilder steht hierbei nur für Fragen der Auszubildenden zur Verfügung.

Während der selbstständigen Übung macht sich der Ausbilder eventuell Notizen zu entstandenen Fehlern.

Nach der Übung erfolgt die Auswertung zur Lehrunterweisung in der Gruppe. Hierbei werden mögliche entstandene Fehler diskutiert.

Anschließend wird jedem einzelnen Auszubildenden eine differenzierte Auswertung der Lehrunterweisung mitgeteilt.

Zum Abschluss wird Lob an die Auszubildenden für Ihr Interesse und die gute Mitarbeit ausgesprochen.

Es erfolgt der Hinweis, dass diese Lehrunterweisung bitte in den Ausbildungsnachweis geschrieben wird.

Das nächste Thema zur nächsten Lehrunterweisung in 2 Wochen „Bürowirtschaftliche Abläufe – den Postausgang kostenbewusst bearbeiten“ wird bekannt gegeben.

6. Ausbildungsmittel

- Overheadprojektor
- Folien
- Organigramm des Ausbildungsbetriebes
- Datenschutzgesetz
- Posteingangsbuch (ausgefüllt)
- Posteingangsbuch – Datenblatt (leer)
- verschiedene Briefmuster
- 2 Brieföffner
- Stempel „Eingegangen am…“
- Postverteilungsmappe
- Schreibutensilien
- Handouts
- „Posteingang - Briefgeheimnis nicht nur Privat auch im Betrieb ein Muss!“
- „Posteingang – nicht alles darf einen Stempel erhalten!“
- „Posteingang - Wer bekommt welchen Brief? – (Abteilungen und Ansprechpartner in unserem Unternehmen)“
- Arbeitszergliederung für die Auszubildenden

7. Anlagen

- Organigramm des Ausbildungsbetriebes
- Posteingangsbuch – Datenblatt (leer)
- Handout
- „Posteingang - Briefgeheimnis nicht nur Privat auch im Betrieb ein Muss!“
- „Posteingang – nicht alles darf einen Stempel erhalten!“
- „Posteingang - Wer bekommt welchen Brief? – (Abteilungen und Ansprechpartner in unserem Unternehmen)“
- Arbeitszergliederung für die Auszubildenden

[...]