1 Beschreibung
1.1 Ausbildungsberuf und Thema der Unterweisung
1.2 Ausbildungsmittel
1.3 Lernort
1.4 Zeitbedarf
1.5 Lehrverfahren
1.6 Lernziele
1.7 Bereiche der Handlungskompetenz
1.8 Sozialform
1.9 Lernzielbereiche
1.10 Beschreibung des Auszubildenden / Vorkenntnisse zu dieser Tätigkeit
2 Vorbereitungsphase
2.1 Vorstellung des Themas
2.2 Interesse wecken
2.3 Ziel angeben
2.4 Vorkenntnisse ermitteln
2.5 Motivation
3 Erarbeitungsphase
3.1 Einstieg und methodische Vorüberlegungen
3.2 Arbeitszergliederung
4 Kontrollphase
4.1 Erfolgskontrolle
4.2 Selbsteinschätzung und Kontrolle des Gelernten
4.3 Anmerkungen durch den Ausbilder
5 Übungsphase und Lernerfolgskontrolle
Ausbildungsberuf: Kaufmann für Büromanagement / Kauffrau für Büromanagement Ausbildungsthema: Anlegen einer Personalakte eines Auszubildenden
(1) Lehrmittel
1 Musterbeispiel einer vorbereiteten Personalakte eines Auszubildenden
(2) Lernmittel
1 DIN A4 Schreibblock (für eventuelle Notizen des Auszubildenden)
(3) Arbeitsmittel
2 leere Personalakten
2 Namensschilder
2 Aktenreiter
2 Sätze Dokumente
2 Kugelschreiber
1 schwarzer Edding
1 Standard-Zweifachlocher mit ausziehbarer Anschlagsschiene
Handwerkskammer Koblenz, Metallbau- und Technologiezentrum
Ca. 15 – 20 Minuten
Erarbeitende Unterweisungsmethode, hier: Lehrgespräch im Dialog
Aufgrund dessen, dass diese Tätigkeit nicht allzu komplexe Vorkenntnisse und Arbeitsumfänge beinhaltet, habe ich mich für eine erarbeitende Unterweisungsmethode im Allgemeinen und hierbei ein Lehrgespräch im Dialog im Speziellen entscheiden. Zudem kommt, dass die Tätigkeit überwiegend kognitiv und im minderen psychomotorisch zu erledigen ist. Der Auszubildende muss sich Gedanken über die Vorgehensweise machen und sich diese selbst erarbeiten. Dadurch wird erreicht, dass der Auszubildende nicht nur etwas nachmacht, sondern sich aktiv mit dem Thema und dem Arbeitsvorgang auseinandersetzt und Lösungen selbst erarbeitet. Wichtig hierbei sind Schlüsselqualifikationen (z.B. logisches Denken, Konzentrationsfähigkeit, Sorgfältigkeit und Leistungsbereitschaft) des Auszubildenden.
Gemäß Ausbildungsrahmenplan für die Berufsausbildung zum Kaufmann für Büromanagement / zur Kauffrau für Büromanagement (BGBl 2013 Teil I Nr. 72 v. 17.12.2013)
(1) Leitlernziel
Berufliche Handlungsfähigkeit erlangen sowie die Ausbildung zum Kaufmann für Büromanagement erfolgreich abzuschließen.
(2) Richtlernziel
Die Aneignung aller Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten der Personalsachbearbeitung (§4 Absatz 3 Nummer 6.1)
(3) Groblernziel
- Personalakten unter Berücksichtigung von Datenschutz und Datensicherheit führen (Anlage 1 zu § 3 Absatz 1 Satz 1, Abschnitt A, Laufende Nummer 6.1, Punkt b)
- in Verbindung mit Punkt a) gibt die zeitliche Gliederung (Anlage 2 zu § 3 Absatz 2, C. 16. – 36. Ausbildungsmonat, Abschnitt 2, 6. Aufzählung) das Groblernziel „in einem Zeitraum von jeweils fünf Monaten zu vermitteln“ an.
(4) Feinlernziel
Anlegen einer Personalakte eines Auszubildenden
(1) Fachkompetenz
- Die Fähigkeit, eine Personalakte eines Auszubildenden sachgerecht, zielorientiert, methodengeleitet und selbstständig anlegen
- Der Auszubildende kann:
- die Reiter der Personalakte sowie das Inhaltsverzeichnis erstellen,
- die vorliegenden Dokumente entsprechend der Gruppierung sortieren und einordnen und
- ein einheitliches Erscheinungsbild der Personalakte feststellen.
(2) Selbstkompetenz
Die Bereitschaft und Einstellung, seine eigenen Begabungen und somit seine Handlungsmöglichkeiten zu erweitern.
Der Auszubildende kann:
- sorgfältig und ordentlich arbeiten,
- seine Lern- und Leistungsbereitschaft zeigen und
- durch seine eigene Kreativität neue Impulse zeigen.
(3) Sozialkompetenz
Die Fähigkeit, im täglichen Berufsleben kommunikativ und kooperativ mit Vorgesetzten, Kollegen und Kunden zusammenarbeiten und angemessen verhalten zu können.
Der Auszubildende kann:
- die Tätigkeiten selbstständig und verantwortungsbewusst durchführen,
- im Rahmen eines Teams (Personalabteilung) arbeiten und
- hilfsbereit mit Vorgesetzten, Kollegen und Kunden umgehen.
Es besteht ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Ausbilder und Auszubildendem.
(1) Kognitive Lernziele
Der Auszubildende kennt den Ablauf der zur Vorbereitung einer Personalakte nötig ist, wählt die notwendigen Dokumente einer Personalakte aus und kann den Aufbau einer Personalakte und dieses Wissen jederzeit wieder abrufen und anwenden.
(2) Psychomotorische Lernziele
Durch mehrmaliges Nachmachen und Üben der neu erlernten Tätigkeit, wird die Fingerfertigkeit und Handlungssicherheit des Auszubildenden der dafür zu verwendenden Büromaterialien und persönlichen Dokumente verinnerlicht.
(3) Affektive Lernziele
Die Bereitschaft zum sorgfältigen und gewissenhaften Verrichten der Tätigkeit wird entwickelt. Auch der Verantwortungsbewusste Umgang mit dem Schutz persönlicher Daten (Datenschutz) spielt hier eine Rolle. Im Hinblick auf die eigenverantwortliche Übernahme dieser Tätigkeit innerhalb der Personalabteilung, wird der Auszubildende durch diese Unterweisung motiviert und im Bereich der Beachtung des Datenschutzes sensibilisiert.
(1) Daten des Auszubildenden
Name: T. M.
Alter: 19 Jahre, männlich
Ausbildungsberuf: Kaufmann für Büromanagement
Ausbildungsjahr: 2. Ausbildungsjahr, 7. Monat (Insgesamt 19. Ausbildungsmonat)
Vorbildung: qualifizierter Sekundarabschluss I / Realschulabschluss
(2) Bisheriges Lernverhalten
T. M. war schon vor seiner Ausbildungszeit Praktikant in unserem Unternehmen. Er hat schon früh Interesse für den Beruf eines Kaufmanns für Bürokommunikation gezeigt. Seiner bisher gezeigten Leistungen im Rahmen der Ausbildung festigen dieses Bild. Er arbeitet gewissenhaft und erledigt ihm übertragene Aufgaben konzentriert und zuverlässig. Seine sachlichen Fragen zeigen ein großes Engagement für seine Arbeit.
(3) Vorkenntnisse
Nachdem T. M. die bürowirtschaftlichen Abläufe, das Bedienen und Nutzen von Bürogeräten, das Heraussuchen und Einordnen von Personalakten sowie unterschiedliche Beschäftigungsverhältnisse im Ausbildungsbetrieb kennen gelernt hat, werden ihm nun in einem Büro der Personalabteilung Grundkenntnisse der Personalsachbearbeitung vermittelt. Zu den Grundkenntnissen zählt auch das Anlegen einer Personalakte eines Auszubildenden.
Das Anlegen einer Personalakte gehört gemäß Ausbildungsrahmenplan Abschnitt B zu den weiteren berufsprofilgebenden Fertigkeiten, Kenntnissen und Fähigkeiten. Gemäß der zeitlichen Gliederung wird die Tätigkeit mit dem Grobziel Personalsachbearbeitung in einem fünfmonatigen Zeitraum zwischen dem 16. – 36. Ausbildungsmonat vermittelt. Der Auszubildende soll lernen, wie eine Personalakte aufgebaut ist und wie dieses erarbeitet wird.
Dem Auszubildenden T. M. wird nach einer kurzen Begrüßung und ein wenig Small Talk, um die Anspannung beim Auszubildenden zu lösen und eine angenehmer Lernsituation zu schaffen, die Notwendigkeit des Anlegens und Führens von Personalakten erläutert. Dies geschieht in lockerer und ruhiger Atmosphäre in einem Büro der Personalabteilung.
Nach Stellung von einigen leichten offenen Fragen zum Thema der Notwendigkeit, Aufbau und Inhalt einer Personalakte wird erläutert, was das Ziel der Unterweisung ist: Der Auszubildende ist im Anschluss an die Unterweisung in der Lage, selbstständig eine Personalakte nach den vorgegebenen Kriterien und unter Einhaltung des Datenschutzes anzulegen. Darüber hinaus wird anhand einer vorbereiteten Musterpersonal-akte das Feinlernziel verdeutlicht.
Durch die offene Frage, ob T. M. erläutern kann, inwieweit er bereits Vorkenntnisse im Bereich der Personalsachbearbeitung hat, kann dadurch an den Kenntnisstand angeknüpft werden.
(1) Extrinsische Motivation
Durch Lob und Anerkennung motiviere ich den Auszubildenden. Darüber hinaus habe ich T. M. den Anreiz gegeben, wenn er die Aufgabe gut umsetzt, ihn in kürze das Anlegen von Personalakten für Auszubildende als eigenständigen Verantwortungsbereich zu übertragen.
(2) Intrinsische Motivation
T. M. hat eine hohe Selbstmotivation und ein klares Ziel vor Augen.
Während der Erarbeitungsphase wird der Auszubildende durch Fragen und Impulse zum Feinlernziel geleitet. Er soll hierbei im Vorfeld seine ersten Überlegungen in eigenen Wort kurz wiedergeben, wie er die nun nachfolgenden Schritte ausführen würde um zum gewünschten Ergebnis zu kommen.
Auf Grundlage der Arbeitszergliederung erfolgt nun die Erarbeitung. Hierbei werden alle Schritte durch den Auszubildenden durchgeführt. Sobald der Auszubildende mit einem Arbeitsschritt nicht weiterkommt oder dieses falsch bzw. nicht ganz richtig durchführt, wird der Ausbilder durch gezielte Impulse und / oder Fragen unterstützen. Nur für den Fall, dass ein Arbeits(teil)schritt nicht selbstständig erfolgreich erledigt werden kann, sollte der Ausbilder durch vormachen eingreifend unterstützen. Grundsätzlich gilt bei der Erarbeitung der Unterweisung: Gründlichkeit vor Schnelligkeit!
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