1. Ausgangssituation
1.1. Thema der Unterweisung
1.2. Ausbildungsberuf
1.3. Ausbildungsbetrieb
1.4. Adressatenanalyse
2. Planung
2.1. Dauer und Zeitpunkt der Unterweisung
2.2. Medien / Ausbildungsmittel
2.3. Lernort
3. Didaktische Analyse
3.1. Lernziele
3.2. Lernbereiche
3.3. Kompetenzen
3.4. Angewendete Prinzipien
3.5. Begründung des Unterweisungsstils
4. Methodische Analyse
4.1. Unterweisungsmethode
4.2. Methodenwahl
4.3. Rolle Ausbilder / Auszubildender
5. Ablauf der Unterweisung
6. Kontrolle und Fazit
7. Anhang
7.1. Checkliste zur Rechnungsprüfung
7.2. Rechnung zur Erarbeitung der Checkliste
Quellenverzeichnis
Die sachlich vollständige Rechnungskontrolle nach den gesetzlichen Vorschriften (AO: §3 Nr. 8.1 c).
Die vollständige sachliche und rechnerische Prüfung der Eingangsrechnungen auf ihre Richtigkeit dient dem Unternehmen zur Überwachung der Wareneingänge sowie der dazugehörigen Zahlungsausgänge.
Gemäß des Ausbildungsrahmenplanes §4 Abs.2 Nr. 2.5 ist das Fachgebiet der „kaufmännischen Steuerung“ den Auszubildenden im zweiten Lehrjahr zu vermitteln. Das Thema „Eingangsrechnungen prüfen“ wird erstmals theoretisch im Rahmen des Berufsschulunterrichts in dem Lernbereich „Steuerung und Kontrolle“ im Lernfeld 6 „Wertströme erfassen und beurteilen“ vermittelt.
In Hinsicht auf die Abschlussprüfungen ist das Thema „Eingangsrechnungen prüfen“ ebenso von Relevanz, da der Auszubildene in dem Prüfungsbereich „Kundenbeziehungsprozesse“ sein Fachwissen dazu anwendet. Dieser muss in der Lage sein, die Instrumente der kaufmännischen Steuerung fallbezogen einzusetzen.
Zudem ist es für das Unternehmen enorm wichtig, dass durch die korrekte Prüfung und Weiterverarbeitung der Rechnungen die Zahlungsflüsse sowie die Liquidität immer gewährleistet sind.
Kaufmann für Büromanagement / Kauffrau für Büromanagement
Unser Betrieb hat sich auf den Verkauf von Veranstaltungstechnik spezialisiert und ist ein verlässlicher Partner für die professionelle Veranstaltungsbranche. Seit 1996 stehen Eventdienstleister, Verleiher, Veranstaltungshäuser, Theater und Studios mit Licht, Ton und Stoffanfragen zu unserem Kundenstamm.
Das Unternehmen beschäftigt sieben Mitarbeiter und aktuell einen Auszubildenen im zweiten Lehrjahr. Der Betrieb ist in unterschiedliche Fachabteilungen aufgeteilt: Buchführung, Einkauf, Verkauf und der Warenversand. Der Auszubildende durchläuft nach der Reihenfolge des betrieblichen Ausbildungsplans die einzelnen Abteilungen und lernt dort die Arbeitsabläufe kennen.
Der Auszubildende, Paul, ist 19 Jahre alt und befindet sich momentan im zweiten Lehrjahr seiner Ausbildung zum Kaufmann für Büromanagement. Er verfügt bereits über weiterführende schulische Vorkenntnisse sowie Fertigkeiten einer kaufmännischen Grundbildung. Diese hat er durch den Besuch der einjährigen Berufsfachschule – Wirtschaft (höhere Handelsschule) erworben. Darunter fallen grundlegende Kenntnisse über wirtschaftliche sowie rechtliche Prozesse und Zusammenhänge.
Seit Beginn des zweiten Ausbildungsjahres ist Paul in der Abteilung Einkauf eingeteilt, was auch eine direkte sachlogische Verbindung zu der Buchhaltung aufweist.
Der Auszubildene hat bis zum heutigen Tage noch keine sachliche vollständige Rechnungsprüfung durchgeführt, kennt sich aber mit verschiedenen Unterlagen und Dokumenten (Angeboten, Lieferscheinen und Bestellscheinen) im Einkauf aus. Dadurch sind ihm Begriffe wie Vorsteuer und Umsatzsteuer nicht fremd und deren Unterschied bereits durch die vorgegangene Schulbildung geläufig.
Des Weiteren verfügt er über eine schnelle Auffassungsgabe und erledigt Aufgaben sehr sorgfältig und pflichtbewusst. Sich in die Teams der einzelnen Abteilungen zu integrieren gelingt ihm ohne weitere Probleme. Bei Paul konnte im ersten Ausbildungsjahr festgestellt werden, dass er neue Lerninhalte besonders gut über visuelle und auditive Reize annimmt und umsetzen kann.
Vorheriges Unterweisungsthema:
Das vorangegangene Thema befasste sich mit der Neuanlange eines Verkaufsartikels (vorab Angebot beim Lieferanten angefordert) und wurde mit der Aufschlagskalkulation unseres Betriebes errechnet und in unserem Lagerwirtschaftssystem `Kadis` angelegt.
Nachfolgendes Unterweisungsthema:
Für nächste Thema der anschließenden Unterweisung wird die Vorbereitung der Zahlungen und dessen Begleichung im Bankenprogramm `SFirm 5.0` unter Berücksichtigung der gegebenen Zahlungsbedingungen angesetzt.
Die Unterweisung der Rechnungskontrolle ist auf den Vormittag für 10:00 Uhr terminiert. Aufgrund der menschlichen Biorhythmuskurve ist zu dieser Zeit mit der höchsten Aufmerksamkeit, Konzentration und Leistungsbereitschaft des Auszubildenden zu rechnen.
Für das geplante Lehrgespräch wurden 30 Minuten bis höchstens 45 Minuten angesetzt, um zu gewährleisten, dass ausreichend Zeit zum Überlegen und Überdenken der Aufgabenstellungen gegeben ist.
Der Auszubildende erhält von unserem Unternehmen die benötigten Arbeitsmaterialien gestellt. Für die Unterweisung werden folgende Arbeitsmittel, Lehrmittel und Lernmittel verwendet:
- Metaplankarten
- Metaplanwand
- Pinnnadeln
- Musterbeispiel Eingangsrechnung in DIN A3 Größe
- Arbeitsblätter Musterrechnungen
- Checkliste mit Kriterien für die Rechnungskontrolle
- Flip Chart
- Schreibmaterialien
- Taschenrechner
- Schreibblock für Notizen
Durch das Musterbeispiel der Eingangsrechnung in DIN A3 Größe sowie der Checkliste für die Kriterien einer Rechnungskontrolle wird dem Auszubildenen eine bessere Veranschaulichung zur Erarbeitung der Fakten und der Relevanz ermöglicht. Während der Erarbeitung der einzelnen Inhalte einer Rechnungsprüfung, erhält der Auszubildende für jeden richtig genannten Punkt eine Metaplankarte die an der Metaplanwand neben der Flipchart mit dem Musterbeispiel der Eingangsrechnung an die richtige Stelle geklebt werden darf.
Die Metaplanwand ermöglicht das Festhalten der im Rahmen des Lehrgespräches gemeinsam erarbeiteten Informationen.
Die Unterweisung findet im Besprechungsraum des Betriebes statt. Der Besprechungsraum bietet sich für ein ungestörtes Lehrgespräch an, da dieser groß, hell, gut beleuchtet und mit angemessenen Möbelstücken ausgerüstet ist. Die Sitzpositionen sind so zu wählen, dass Ausbilder und Auszubildender nebeneinandersitzen können und ohne Probleme mit der Flipchart und der Metaplanwand arbeiten können. Zudem stehen Arbeitsmaterialien wie die Flip Chart, Metaplanwand und Schreibmaterialien bereits zur Verfügung.
Der Besprechungsraum wurde vorab im Kalender reserviert und die Arbeitskollegen/-innen angewiesen eingehende Telefonate abzufangen, sodass der Abzubildende in einer lärmfreien Atmosphäre sich auf die Unterweisung konzentrieren kann.
Am Ende seiner Ausbildung soll der Auszubildende über alle notwendigen Kenntnisse und Fähigkeiten verfügen, um den Beruf Kaufmann für Büromanagement selbständig ausüben zu können.
Die Unterweisung wird der Nummer 2.5. kaufmännische Steuerung des Ausbildungsrahmenplans für die Berufsausbildung zum/zur Kaufmann/-frau für Büromanagement zugeordnet.
Richtlernziel: Das Richtlernziel ist die Vermittlung von Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten im Bereich „§4 Absatz 2 Nummer 2.5. kaufmännische Steuerung“.
Groblernziel: Dem Auszubildenden werden die notwendigen Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten im Bereich „e) Belege unterscheiden, den jeweiligen Geschäftsvorgängen zuordnen, rechnerisch und sachlich prüfen“ vermittelt.
Feinlernziel: Nach dieser Unterweisung ist der Auszubildende in der Lage, die Eingangsrechnungen selbstständig und richtig, unter Beachtung der gesetzlich vorgeschriebenen Mindestangaben und der auftragsrelevanten Daten und Dokumente, auf ihre sachliche und rechnerische Richtigkeit zu prüfen.
Um die Ausbildung besonders effektiv zu gestalten, ist es empfehlenswert eine gute Mischung der kognitiven, psychomotorischen und affektiven Lernbereiche anzusprechen.
Kognitiver Lernbereich (Wissen): In kaufmännischen Berufen, unter den auch die Ausbildung unseres Auszubildenden fällt, ist dieser Bereich vorherrschend.
In dem Unterweisungsthema stehen die Vermittlung von Kenntnissen und Wissen im Vordergrund. Nach der erfolgreichen Unterweisung weiß der Auszubildende, warum bestimmte Angaben unbedingt bei Eingangsrechnungen geprüft werden müssen.
Psychomotorischer Lernbereich (Fertigkeit): Dieser Bereich beschreibt die Ebene des Handelns, Ausführens und zielt auf das Können sowie die praktische Tätigkeit ab. Direkt wird dieser Bereich in der Unterweisung der Rechnungskontrolle nicht angesprochen. Jedoch ist der Auszubildene nach dieser Unterweisung in der Lage die Prüfung der Eingangsrechnungen durchzuführen und dies sichtbar auf der Rechnung kenntlich zu machen (Beschriften und Markieren).
Affektiver Lernbereich (Einstellung): Unter dem Bereich werden Eigenschaften des emotionalen Auffassens zugeordnet. Darunter fallen Persönlichkeitsmerkmale wie die Werthaltung oder die innere Einstellung des Auszubildenden.
Dieser soll zu einem selbstständig arbeitenden und verantwortungsbewussten Mitarbeiter des Betriebs ausgebildet werden. Die Unterweisung dient dazu eigenständig Dokumente und Unterlagen auf deren Erfüllungsgrad und auf die geforderten Kriterien hin bewerten zu können. Die hohe Bedeutung der Rechnungsprüfung wird dem Auszubildenden bewusstwerden und die Einstellung bezüglich der Sorgfältigkeit sowie das Verantwortungsbewusstsein weiter bestärkt.
Damit der Auszubildene in unterschiedlichen Situationen handelungsfähig bleibt, benötigt dieser Fähigkeiten die als Schlüsselqualifikationen bekannt sind. Dabei handelt es sich um berufs- und fachübergreifende Fähigkeiten die als persönliche Eigenschaften umschrieben werden können.
Fachkompetenz: Durch die Unterweisung erlangt der Auszubildende das Fachwissen, welches für die Durchführung einer Rechnungsprüfung zwingend notwendig ist. Die Fachkompetenz baut auf den vorhandenen Schlüsselqualifikationen des Auszubildenden auf. Er erhält dadurch die Fähigkeit Rechnungen richtig zu korrigieren und diese zur Zahlung weiterzugeben. Ebenso kann er Fehler auf Rechnungen erkennen und beseitigen sowie die Rechnungsprüfung selbstständig durchführen.
Schlüsselqualifikationen:
Selbstkompetenz: Bei den Schlüsselqualifikationen handelt es sich um Kompetenzen, die man nicht lehren kann, sondern sind im Selbst des Auszubildenden verankert. Mit der von mir angewendeten Unterweisungsmethoden arbeite ich darauf hin, bestimmte Schlüsselqualifikationen zu fördern. Zu den Qualifikationen gehören: Sorgfalt, Gewissenhaftigkeit sowie Lernaktivität.
Methodenkompetenz: Nach der Unterweisung kann der Auszubildene die Schritte einer Rechnungsprüfung folgerichtig abarbeiten. Seine geistige Beweglichkeit wird gefördert, wenn er auf Fehler in der Rechnung trifft. Er besitzt das Handwerkszeug diese Unstimmigkeiten zu klären und zu korrigieren. Zudem können nun auch analoge Rechnungen, wie z.B. eine Frachtabrechnungen selbstständig geprüft werden.
Sozialkompetenz: Wenn bei der Rechnungsprüfung ein Fehler entdeckt wird, ist der Auszubildene in der Lage diesen bei der betroffenen Abteilung (Einkauf) dem zuständigen Mitarbeiter zu melden und den Sachverhalt zu erklären sowie zu lösen.
Um den Lernerfolg der Unterweisung zu sichern, wird den didaktischen und pädagogischen Prinzipien besondere Beachtung geschenkt. Im Rahmen des Lehrgespräches kommen folgende Prinzipien zu tragen:
Anschaulichkeit: In der Unterweisung kommen mehrere Medien zum Einsatz darunter die Flip Chart, Arbeitsblätter sowie die Metaplanwand. Auf den Arbeitsblättern sowie der Checkliste für die Kriterien von Rechnungsangaben werden bekannte Firmenlogos, Bilder und Symbole verwendet, um auf diese Weise den Lernerfolg der verschiedenen Lerntypen zu berücksichtigen.
Aktivität des Auszubildenden: Bei dem Lehrgespräch wird der Auszubildende aktiv mit in die Erarbeitung des Themas einbezogen und setzt sich durch sein eigenständiges Tun (z.B. bei dem Anbringen der Metaplankarten an der Metaplanwand, Checkliste abgleichen und abhaken) mit der Umsetzung der Rechnungskontrolle besser auseinander und sichert dadurch den Lernerfolg.
Erfolgssicherung: Der Lernerfolg der Unterweisung wird dadurch abgesichert, dass der Auszubildene nun fortan die erste Durchsicht der Rechnungen übernehmen darf. Durch die tägliche Wiederholung dieser Aufgabe festigt sich der Arbeitsablauf. Der Lernerfolg wird kontrolliert, indem der Auszubildene die gecheckte Rechnung (mögliche Fehler mit Bleistift auf der Rechnung markiert) dem zuständigen Mitarbeiter zur weiteren Freigabe vorlegt.
Im gesamten Betrieb wird ein grundsätzlich kooperativer Führungsstil gelebt. Viele Entscheidungen und Neuerungen werden in Teammeetings besprochen und alle Mitarbeiter können Meinungen und Verbesserungsvorschläge in die Runde geben.
Für die Unterweisung wird deshalb der kooperative Führungsstil im Vordergrund stehen.
Durch das Verständnis des Auszubildenden warum bestimmte Aufgaben erledigt werden müssen, ist das Verstehen und erfahrungsgemäß ebenso die darauffolgenden Arbeitsergebnisse besser. Der Schwerpunkt liegt in dieser Unterweisung auf der Vermittlung von Wissen und der Auszubildende hat die Chance bei diesem Unterweisungsstil seine eigenen Ideen einzubringen was automatisch zum Mitdenken anregt und vermittelt, dass er als ein vollwertiger Mitarbeiter im Unternehmen angesehen wird.
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